Załącznik nr 3: które pola na zaświadczeniu BHP są obowiązkowe

Tak, istnieje urzędowy wzór zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP. Określa go załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP. Aby dokument spełniał wymogi, wypełnij wszystkie pola występujące w tym wzorze – poniżej wskazujemy, co musi się na nim znaleźć oraz co najczęściej bywa pomijane przy kontroli.

Czy istnieje urzędowy wzór

Organizator szkolenia wystawia zaświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia. To ten dokument potwierdza ukończenie szkolenia z wynikiem pozytywnym, a jego odpis trafia do akt osobowych uczestnika (§ 16 ust. 3–4). Aktualny wzór nie wymaga pieczątki – obowiązek stemplowania zniesiono w 2019 r.

Pola wymagane przepisem na zaświadczeniu (załącznik nr 3)

• Imię i nazwisko osoby, której dotyczy zaświadczenie.
• Rodzaj szkolenia: wstępne dla pracodawcy wykonującego zadania służby BHP z § 13 ust. 1 albo szkolenie okresowe z § 14 ust. 2 – z wskazaniem właściwej grupy stanowisk (np. pracodawcy i osoby kierujące, robotnicze, inżynieryjno-techniczne, administracyjno-biurowe).
• Forma szkolenia: instruktaż, kurs, seminarium lub samokształcenie kierowane – zgodnie z definicjami w rozporządzeniu.
• Czas trwania szkolenia w godzinach lekcyjnych zgodnie z programem.
• Daty realizacji lub data ukończenia szkolenia oraz miejscowość.
• Stwierdzenie pozytywnego wyniku egzaminu (egzamin jest obowiązkowy).
• Nazwa organizatora szkolenia (podmiot uprawniony zgodnie z § 4–5).
• Numer zaświadczenia powiązany z rejestrem wydanych zaświadczeń, który organizator ma obowiązek prowadzić (§ 5 pkt 6).
• Data wystawienia zaświadczenia.
• Podpis osoby reprezentującej organizatora szkolenia zgodnie ze wzorem.

Pola z dobrej praktyki, które ułatwiają kontrolę

• Doprecyzowanie grupy stanowisk słownie, tak jak w § 14 ust. 2 (nie tylko skrót).
• Wskazanie liczby godzin z rozbiciem na formy zajęć, jeżeli program tak to określa.
• Odwołanie w treści do podstawy prawnej egzaminu (§ 16), jeśli system kadrowy generuje miejsce na taką adnotację.

To ułatwia weryfikację zgodności dokumentu z programem i rejestrem, ale nie zastępuje żadnego z pól wymaganych we wzorze.

Kto podpisuje, gdzie dokument przechowujesz i jak długo

• Zaświadczenie podpisuje osoba reprezentująca organizatora szkolenia wskazanego na dokumencie. Egzamin przeprowadza komisja powołana przez organizatora (§ 16 ust. 2).
• Jak długo trzymać odpis zaświadczenia BHP w aktach osobowych To obowiązek z przepisu.
• Pieczątka nie jest wymagana – aktualny wzór nie przewiduje obowiązku stemplowania.

Najczęstsze braki wykazywane przy kontroli

• Brak wskazania grupy stanowisk właściwej dla szkolenia okresowego.
• Brak formy szkolenia albo czasu trwania w godzinach.
• Brak numeru zaświadczenia lub rozjazd z rejestrem wydanych zaświadczeń.
• Brak jednoznacznej informacji o pozytywnym wyniku egzaminu.
• Własny „układ graficzny”, w którym pominięto elementy z urzędowego wzoru.

Unikaj skracania wzoru. Możesz dostosować layout, ale treść i zakres informacji muszą odpowiadać załącznikowi nr 3.

Zobacz też

Zaświadczenie bywa podstawą do uznania szkolenia odbywanego u innego pracodawcy. Zobacz, kiedy wykorzystasz je do zwolnienia: Zwolnienie z pierwszego szkolenia okresowego: zaświadczenie.

FAQ

• Czy na zaświadczeniu musi być pieczątka?
  Nie. Po zmianach z 2019 r. aktualny wzór nie przewiduje obowiązku stemplowania dokumentu.
• Czy mogę dodać logo firmy albo kod QR?
  Tak, o ile nie usuwasz ani nie ukrywasz żadnego pola przewidzianego urzędowym wzorem i wszystkie wymagane informacje pozostają czytelne.
• Czy trzeba wpisywać PESEL albo adres pracownika?
  Wzór załącznika nr 3 nie wymaga dodatkowych danych osobowych poza danymi identyfikującymi uczestnika i danymi szkolenia. Skup się na polach przewidzianych wzorem.
• Czy wystarczy sama informacja o „zaliczeniu szkolenia”, bez egzaminu?
  Nie. Zaświadczenie potwierdza ukończenie szkolenia z wynikiem pozytywnym egzaminu – egzamin jest obowiązkowy (§ 16).