Odpis zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP przechowujesz w części B akt osobowych jako element dokumentacji pracowniczej. Okres archiwizacji nie jest osobny dla BHP, lecz wynika wprost z zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej ujętych w Kodeksie pracy i rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej.
Terminy przechowywania według okresu zatrudnienia
- Zatrudnienie rozpoczęte od 1 stycznia 2019 r. — 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
- Zatrudnienie w latach 1999–2018 — co do zasady 50 lat. ZUS OSW/RIA: jak skrócić przechowywanie akt 1999–2018 Wtedy 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego złożenia ZUS RIA (praktyka OSW/RIA; podstawa ogólna: art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
- Zatrudnienie rozpoczęte przed 1 stycznia 1999 r. — 50 lat, bez możliwości skrócenia na zasadach OSW/RIA (praktyka; art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy reguluje ogólny obowiązek przechowywania).
Od kiedy liczyć każdy termin i co z ponownym zatrudnieniem
- Standardowo liczysz od końca roku kalendarzowego rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 94 pkt 9b KP).
- Po złożeniu ZUS RIA dla zatrudnień 1999–2018 — od końca roku złożenia RIA (OSW/RIA skraca okres do 10 lat).
- Jeśli pracownik wraca do firmy w czasie biegu poprzedniego okresu, kontynuujesz dotychczasową dokumentację, a nowy okres przechowywania liczysz od końca roku, w którym zakończył się ostatni ze stosunków pracy (art. 945 § 2 KP).
Co przerywa lub wydłuża bieg okresu
- Postępowania i spory: gdy dokumentacja może stanowić dowód, a pracodawca jest stroną, przechowujesz ją do prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej niż podstawowy okres (art. 944 pkt 1 KP).
- Gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy po upływie podstawowego terminu. Po tym czasie zawiadamiasz byłego pracownika o możliwości odbioru w 30 dni i o zniszczeniu w razie braku odbioru (art. 944 pkt 2 oraz art. 947 KP).
- Zmiana postaci nie skraca okresu. Przejście z papieru na elektronikę wymaga odwzorowania cyfrowego (np. skanu) z kwalifikowanym podpisem/pieczęcią potwierdzającą zgodność (art. 948 § 2 KP).
Gdzie w aktach i jaki jest obowiązek informacyjny
- Odpis zaświadczenia BHP (jak i karta szkolenia wstępnego) znajduje się w części B akt osobowych i podlega zasadom przechowywania dokumentacji pracowniczej (rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej; art. 94 pkt 9a–9b KP).
- W dniu zakończenia stosunku pracy przekazujesz informację o okresie przechowywania, możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu oraz o zniszczeniu w razie nieodebrania (art. 946 KP).
Dobra praktyka: co zapisać w rejestrze terminów
- Data zakończenia zatrudnienia oraz grupa okresu (≥2019, 1999–2018, <1999).
- Informacja o ZUS OSW/RIA i data złożenia RIA (jeśli dotyczy) — zmienia moment startu 10-letniego okresu.
- Ewentualne postępowania i oznaczenie wydłużenia (art. 944 KP).
- Data końca przechowywania i planowana data zawiadomienia/niszczenia (art. 947 KP).
Zobacz też
Jeśli kompletujesz dokumenty szkoleń, sprawdź, które pola na zaświadczeniu BHP są obowiązkowe.
FAQ
Czy 10 lat zawsze liczę od rozwiązania umowy?
Nie zawsze. Dla zatrudnień 1999–2018 po złożeniu ZUS OSW i ZUS RIA 10-letni okres liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym złożono ZUS RIA, a nie od rozwiązania umowy.
Co zrobić z odpisem zaświadczenia BHP, gdy pracownik wraca do firmy?
Dokumentację pracowniczą (w tym odpis zaświadczenia BHP) kontynuujesz w dotychczasowej teczce. Okres przechowywania liczysz od końca roku, w którym zakończył się najpóźniejszy stosunek pracy (art. 945 § 2 KP).
Czy mogę zeskanować odpis i wyrzucić papier przed końcem okresu?
Tak, jeśli zmieniasz postać dokumentacji zgodnie z art. 948 § 2 KP: odwzorowanie cyfrowe musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią potwierdzającą zgodność z papierem. Sam skan bez tego nie zmienia formalnie postaci dokumentacji.
Jak postąpić, gdy toczy się spór sądowy o świadectwo pracy, a w aktach jest odpis zaświadczenia BHP?
Jeśli dokumentacja może stanowić dowód i jesteś stroną postępowania, przechowujesz ją do prawomocnego zakończenia postępowania, nawet gdy podstawowy okres już upłynął (art. 944 pkt 1 KP).
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141), w szczególności art. 94 pkt 9a–9b, art. 944, art. 945 § 2, art. 946, art. 947, art. 948.
- Rozporządzenie Ministra właściwego do spraw pracy w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2026 poz. 474).