Karta szkolenia wstępnego powinna trafić do części B akt osobowych pracownika. Wynika to z § 12 rozporządzenia szkoleniowego i praktyki PIP. Trzymaj ją razem z potwierdzeniami papierowymi albo elektronicznymi, bo podczas kontroli inspektor zwykle szuka kompletnego dowodu dopuszczenia pracownika do pracy.
Część B akt osobowych: dlaczego właśnie tam przechowuje się kartę
Część B obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Karta szkolenia wstępnego potwierdza warunek dopuszczenia do pracy: instruktaż ogólny i, gdy jest wymagany, instruktaż stanowiskowy. Dlatego nie powinna leżeć wyłącznie w segregatorze BHP.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje wprost, że kartę szkolenia wstępnego przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. Dział BHP może mieć kopię roboczą albo wpis w rejestrze, ale dokument właściwy powinien być dostępny w teczce pracownika.
Ile lat przechowywać kartę szkolenia wstępnego: 10 czy 50 lat
Karty nie usuwa się po upływie ważności szkolenia. Skoro jest elementem akt osobowych, obowiązują ją terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej.
- Zatrudnienie od 1 stycznia 2019 r. Okres zatrudnienia plus 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
- Zatrudnienie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Zasadą jest 50 lat od ustania stosunku pracy. Jeżeli pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA, okres może skrócić się do 10 lat od końca roku, w którym raport złożono.
- Zatrudnienie do 31 grudnia 1998 r. Stosuje się 50-letni okres przechowywania liczony od ustania stosunku pracy.
W jednej firmie mogą więc równolegle funkcjonować teczki 10-letnie i 50-letnie. W systemie HR warto oznaczyć właściwy reżim dla każdego pracownika.
Część B akt osobowych a pozostałe części A, C, D i E
Nie wkładaj karty do części A tylko dlatego, że szkolenie odbyło się na początku zatrudnienia. Część A dotyczy głównie etapu rekrutacji i wybranych dokumentów medycyny pracy. Część C dotyczy ustania zatrudnienia, część D odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej, a część E kontroli trzeźwości i środków działających podobnie do alkoholu.
Karta szkolenia wstępnego dokumentuje przebieg zatrudnienia, więc jej miejscem jest część B. Osobno mogą być prowadzone programy szkoleń, dzienniki zajęć, protokoły egzaminów i rejestry organizatora szkolenia.
Chronologia, numeracja i wykaz dokumentów w części B
Dokumenty w każdej części akt osobowych powinny być uporządkowane, ponumerowane i ujęte w wykazie. Karta nie może być po prostu „gdzieś w teczce”. W wykazie opisz ją jasno, np. „Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP z dnia 3.09.2026 r.”.
Najprościej przyjąć, że karta trafia do części B w dacie dopuszczenia do pracy albo w dacie zakończenia wymaganego instruktażu. Przy kilku instruktażach stanowiskowych nazwa dokumentu powinna pozwalać odróżnić, którego stanowiska dotyczy wpis.
Papier czy e-teczka: jak przechowywać kartę i e-podpisy
§ 12 rozporządzenia szkoleniowego dopuszcza potwierdzenie papierowe albo elektroniczne. Przy papierze do części B trafia oryginał karty z podpisami. Przy e-teczce połącz kartę, adnotację i pliki potwierdzeń w jednym rekordzie. Pomocny będzie wzór adnotacji na karcie przy podpisach elektronicznych BHP.
| Obszar | Teczka papierowa | E-teczka |
|---|
| Co przechowujesz | Oryginał karty szkolenia wstępnego. | Kartę oraz pliki potwierdzające podpisy albo ich odwzorowania. |
| Forma podpisów | Podpisy na karcie. | Adnotacja na karcie i dokumenty elektroniczne. |
| Na co patrzy inspektor | Czy karta jest w części B, kompletna i podpisana. | Czy da się odtworzyć kartę, podpisy, metadane i powiązanie z pracownikiem. |
| Typowy błąd | Skan zamiast oryginału w papierowej teczce. | Karta w HR, a potwierdzenia podpisów w mailu lub u dostawcy szkolenia. |
Kto odpowiada za wpięcie karty: kadry czy służba BHP
Za dokumentację pracowniczą odpowiada pracodawca. Organizacyjnie zwykle prowadzą ją kadry, bo to one zarządzają aktami i wykazem dokumentów. BHP lub prowadzący instruktaż odpowiada za merytoryczną kompletność karty i przekazanie jej do HR.
Dobry obieg jest prosty: prowadzący szkolenie kompletuje kartę, HR wpina ją do części B, a procedura wskazuje termin przekazania dokumentu, najlepiej najpóźniej w dniu dopuszczenia pracownika do pracy.
Co zrobić, gdy karta zaginęła albo jest niekompletna
Nie odtwarzaj karty z datą wsteczną i podpisami „na pamięć”. Najpierw szukaj kopii u organizatora szkolenia, w dokumentacji BHP, w systemie HR, w mailach albo u przełożonego prowadzącego instruktaż stanowiskowy.
Jeżeli znajdziesz kopię, dołącz krótką notatkę skąd pochodzi. Jeżeli brakuje danych, uzupełniaj tylko to, co da się potwierdzić. Gdy nie da się wykazać odbycia szkolenia, bezpieczniej przeprowadzić je ponownie niż tworzyć dokument, którego nie da się obronić.
Zleceniobiorcy i umowy cywilnoprawne: gdzie trzymać potwierdzenie szkolenia
Zleceniobiorca nie ma akt osobowych, więc nie ma też części B. Jeżeli ze względu na warunki pracy zapewniasz mu szkolenie BHP, przechowuj potwierdzenie w dokumentacji umowy, dokumentacji BHP albo rejestrze szkoleń osób niebędących pracownikami.
Podczas kontroli liczy się szybkie powiązanie osoby, zakresu czynności, daty szkolenia i podstawy dopuszczenia do pracy. W rejestrze warto dodać status osoby: pracownik, zleceniobiorca, praktykant.
Pracownik zatrudniony ponownie u tego samego pracodawcy
Szkolenie wstępne nie jest wymagane, jeżeli pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed kolejną umową. Wtedy stara karta zostaje w aktach i nie tworzysz nowej tylko z powodu podpisania następnej umowy.
Sprawdź jednak, czy nie było przerwy, zmiany stanowiska albo istotnej zmiany warunków pracy. W takich przypadkach może być potrzebny nowy instruktaż. Terminy późniejszych szkoleń omawiamy w tekście o tym, kiedy wypada pierwsze szkolenie okresowe BHP.
Kontrola PIP: co realnie sprawdza inspektor
W praktyce inspektor często prosi o kilka losowych teczek pracowników i sprawdza, czy w części B są dokumenty dopuszczające do pracy: orzeczenie lekarskie, karta szkolenia wstępnego, a później odpisy zaświadczeń okresowych. Jeżeli karta jest w osobnym segregatorze BHP, zaczyna się szukanie zamiast okazania dokumentu.
Brak karty, brak podpisów albo nieuporządkowana dokumentacja mogą skutkować poleceniem, wystąpieniem, mandatem lub wnioskiem do sądu. Wykroczenia przeciwko prawom pracownika są zasadniczo zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.
Przechowywanie karty a wzór karty: nie mieszaj intencji
Ten wpis odpowiada na pytanie „gdzie i jak długo przechowywać kartę szkolenia wstępnego”. Jeśli potrzebujesz listy pól, sposobu wypełnienia i przykładowego układu dokumentu, przejdź do osobnego artykułu: wzór karty szkolenia wstępnego. Dzięki temu rozdział jest jasny: tutaj porządkujemy część B, okresy archiwizacji, e-teczkę i kontrolę PIP, a tam sam formularz.
Checklista wdrożeniowa
- W procedurze kadrowej zapisz wprost: karta szkolenia wstępnego trafia do części B akt osobowych pracownika.
- Ustal odpowiedzialność: prowadzący szkolenie kompletuje dokument, HR wpina go do akt i aktualizuje wykaz dokumentów.
- Dopisz do wykazu dokumentów pełną nazwę karty, datę szkolenia i numer pozycji w części B.
- Przy e-teczce połącz kartę, adnotację i pliki potwierdzeń podpisów w jednym rekordzie.
- Sprawdź okres przechowywania akt: 10 lat, 50 lat albo 10 lat po raporcie informacyjnym.
- Raz na kwartał wybierz kilka nowych teczek i sprawdź, czy karta jest kompletna przed dopuszczeniem do pracy.
- Przy brakach nie twórz dokumentów wstecznie. Odtwarzaj dowody albo przeprowadź szkolenie ponownie.
FAQ
Gdzie przechowywać kartę szkolenia wstępnego BHP?
W części B akt osobowych pracownika. Tak wynika z praktyki PIP oraz z charakteru dokumentu: karta potwierdza odbycie szkolenia przed dopuszczeniem do pracy i jest związana z przebiegiem zatrudnienia.
Ile lat przechowuje się kartę szkolenia wstępnego?
Tak długo jak akta osobowe pracownika: zwykle 10 lat dla zatrudnień od 1 stycznia 2019 r., a dla starszych zatrudnień 50 lat, chyba że dla okresu 1999-2018 złożono raport informacyjny pozwalający skrócić okres do 10 lat.
Kto powinien wpiąć kartę do części B: kadry czy BHP?
Organizacyjnie najczęściej robią to kadry, bo prowadzą akta osobowe i wykaz dokumentów. BHP lub prowadzący instruktaż powinien jednak przekazać kompletną kartę i sprawdzić, czy dokument potwierdza właściwy zakres szkolenia.
Co zrobić, gdy karta szkolenia wstępnego zaginęła?
Najpierw szukaj kopii i dowodów u organizatora szkolenia, w systemie HR, w dokumentacji BHP i u przełożonego. Jeśli nie da się wiarygodnie potwierdzić odbycia szkolenia, bezpieczniej przeprowadzić szkolenie ponownie niż tworzyć dokument z datą wsteczną.
Czy zleceniobiorca ma kartę w części B akt osobowych?
Nie, bo zleceniobiorca nie ma akt osobowych pracownika. Potwierdzenie szkolenia przechowuj w dokumentacji umowy, dokumentacji BHP albo rejestrze szkoleń osób niebędących pracownikami.
Czy skan karty wystarczy w papierowej teczce osobowej?
W papierowej teczce najlepiej przechowywać oryginał karty. Skan może być kopią roboczą. Jeżeli firma prowadzi e-teczkę, kluczowe są integralność, czytelność, metadane i powiązanie karty z podpisami lub potwierdzeniami elektronicznymi.
Czy zaświadczenie ze szkolenia okresowego też trafia do części B?
Tak, odpis zaświadczenia ze szkolenia okresowego przechowuje się w aktach osobowych uczestnika szkolenia, w praktyce w części B. Jeżeli chcesz uporządkować ewidencję takich dokumentów, zobacz jak prowadzić rejestr wydanych zaświadczeń BHP.
Podstawa prawna
- Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 sierpnia 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, Dz.U. 2024 poz. 1327 – § 12, karta szkolenia wstępnego, forma papierowa lub elektroniczna i przechowywanie w aktach osobowych.
- Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2026 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. 2026 poz. 474 – układ akt osobowych, prowadzenie, numeracja, przechowywanie i zmiana postaci dokumentacji.
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277 z późn. zm. – obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, szkolenia BHP przed dopuszczeniem do pracy oraz odpowiedzialność wykroczeniowa.
- Państwowa Inspekcja Pracy: szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – praktyczne wskazanie, że kartę szkolenia wstępnego przechowuje się w części B akt osobowych.
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: dokumentacja pracownicza – omówienie okresów przechowywania 10/50 lat dla dokumentacji pracowniczej.
Powiązane artykuły