Tak, przechowywanie karty szkolenia wstępnego w części B akt osobowych jest właściwe. Rozporządzenie w sprawie szkoleń BHP wymaga, aby karta była w aktach osobowych pracownika, a praktyka Państwowej Inspekcji Pracy wskazuje wprost część B. Gdy potwierdzenie szkolenia jest elektroniczne, do karty dołącza się plik lub pliki z podpisami i również przechowuje w aktach osobowych.
Dlaczego właśnie część B i co to zmienia w praktyce
Inspekcja pracy oczekuje, że karta szkolenia wstępnego będzie znaleziona w części B teczki pracownika, razem z innymi dokumentami przebiegu zatrudnienia. Takie ułożenie przyspiesza kontrolę i wewnętrzne audyty, ogranicza też ryzyko „znikających” kart między BHP a kadrami. W praktyce warto uporządkować segregatory i systemy elektroniczne tak, aby dział HR miał stały, łatwy dostęp do aktualnych kart w części B.
Papier, elektronika i załączniki – jak to poprawnie spiąć
Przepisy dopuszczają papierowe lub elektroniczne potwierdzenie instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Jeśli podpisy złożono elektronicznie, pracodawca robi adnotację na karcie w miejscu przeznaczonym na podpisy i dołącza dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej. Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów, karta wraz z tymi załącznikami jest przechowywana w aktach osobowych pracownika. W praktyce oznacza to, że:
- przy papierowej teczce B umieszczasz oryginał karty,
- przy e-teczce B dołączasz kartę w systemie kadrowym wraz z plikami potwierdzeń,
- nie rozdzielasz karty od jej załączników niezależnie od formy.
Najczęstsze błędy w obiegu dokumentów
- Wpinanie karty do dokumentacji BHP zamiast do części B akt osobowych. Efekt: podczas kontroli trzeba szukać w kilku miejscach.
- Rozdzielanie karty i elektronicznych potwierdzeń. Efekt: karta w B, a pliki w innym systemie lub u wykonawcy szkolenia.
- Brak adnotacji na karcie przy podpisach elektronicznych. Efekt: w aktach jest karta bez informacji, że podpisy są w e-załączniku.
- Mieszanie karty wstępnej z zaświadczeniami okresowymi. Efekt: trudności z wykazaniem kompletności przebiegu szkoleń.
Co sprawdzić w firmie – szybki przegląd
- Czy każda osoba dopuszczona do pracy ma w części B kompletną kartę szkolenia wstępnego.
- Czy forma przechowywania karty odpowiada sposobowi potwierdzenia (papier lub e-podpisy z załącznikami).
- Czy zaświadczenia ze szkoleń okresowych są również w części B tej samej teczki.
- Czy w systemie jest jednoznaczne nazewnictwo plików i lokalizacja: „Część B/Bezpieczeństwo i higiena pracy/Karta szkolenia wstępnego”.
- Czy dostawca zewnętrzny przekazuje komplet dokumentów w uzgodnionym formacie do teczki B.
Kiedy zachować ostrożność
Przy migracji do e-teczek upewnij się, że karta i jej e-załączniki przenoszą się razem, w niezmiennej formie i z czytelnym odwzorowaniem. Gdy szkolenie i podpisy realizował zewnętrzny podmiot, zweryfikuj, czy przekazał komplet dokumentów do akt, a nie tylko skan karty bez plików potwierdzeń. W razie wątpliwości co do sposobu łączenia podpisów elektronicznych z kartą, warto skonsultować procedurę IT i kadrową, aby zapewnić spójność i możliwość okazania dokumentów podczas kontroli.
Krótko o zawartości karty
Jeśli karta jest niekompletna, nawet prawidłowe wpięcie do części B nie załatwi sprawy. Zobacz, co karta musi zawierać i jak ją prawidłowo wypełnić: wzór karty szkolenia wstępnego i wymagane elementy.
Checklista wdrożeniowa
- Ustal w procedurze kadrowej: karta szkolenia wstępnego trafia do części B akt osobowych.
- Zdefiniuj jednolite nazwy i ścieżki katalogów/sekcji w systemie teczek personalnych.
- Dla podpisów elektronicznych dodaj do karty adnotację i dołącz pliki potwierdzeń w tej samej lokalizacji.
- W umowach z dostawcami szkoleń wpisz obowiązek przekazania kompletu dokumentów do akt osobowych.
- Raz w kwartale wykonaj próbny audyt: losowo wybierz teczki i sprawdź kompletność w części B.
FAQ
Czy skan karty wystarczy w papierowej teczce osobowej?
W praktyce kontrolnej najlepiej mieć w części B oryginał karty, a skan traktować jako kopię roboczą. Przy e-teczkach akceptowalne jest odwzorowanie, jeśli system zapewnia integralność i czytelność dokumentu.
Gdzie wpiąć zaświadczenie ze szkolenia okresowego?
W tej samej części B akt osobowych. Inspekcja pracy wskazuje, że zaświadczenia ze szkoleń BHP także przechowuje się w części B.
Jak połączyć kartę z podpisami elektronicznymi?
Wykonaj adnotację na karcie w miejscu podpisu i dołącz elektroniczne pliki potwierdzeń do tej samej karty. Całość przechowuj w aktach osobowych pracownika.
Podstawa prawna
- Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP: karta szkolenia wstępnego jest przechowywana w aktach osobowych pracownika (§ 12 ust. 1; aktualne brzmienie dopuszcza także formę elektroniczną i dołączanie e-załączników).
- Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy: kartę szkolenia wstępnego oraz zaświadczenia ze szkoleń BHP przechowuje się w części B akt osobowych.