Szukasz, jak powinien wyglądać wzór adnotacji na karcie przy podpisach elektronicznych? Użyj krótkiej formuły: „Podpis [pracownika/kierownika] złożony elektronicznie dnia dd.mm.rrrr; rodzaj podpisu: [kwalifikowany/podpis zaufany/podpis osobisty]; załączono dokument elektroniczny do akt”. Taka adnotacja uzupełnia miejsce podpisu na papierowej karcie i wskazuje, gdzie jest dowód elektroniczny.
Co jest obowiązkiem, a co dobrą praktyką
W praktyce urzędowej opisanej na Biznes.gov.pl, gdy potwierdzenie odbycia szkolenia następuje elektronicznie, w karcie robi się adnotację w miejscu podpisu i dołącza dokumenty elektroniczne lub ich wydruk. To minimalny standard, który warto wdrożyć. Dodatkowe elementy, takie jak wskazanie rodzaju podpisu, identyfikator pliku czy osoby weryfikującej podpis, to dobra praktyka wewnętrzna zwiększająca czytelność i audytowalność dokumentacji.
Proponowany, zwięzły wzór adnotacji
Do wypełnienia w miejscu przeznaczonym na podpis:
„Podpis [pracownika/kierownika] złożony elektronicznie dnia [dd.mm.rrrr], rodzaj podpisu: [kwalifikowany/podpis zaufany/podpis osobisty]. Dokument elektroniczny dołączono do akt osobowych.”
Możesz dodać pomocniczo: „Identyfikator/nazwa pliku: [xxx]”. To ułatwia szybkie odszukanie pliku, ale nie jest obowiązkowe.
Co sprawdzić w firmie zanim wpiszesz adnotację
- Czy szkolenie zostało potwierdzone elektronicznie zarówno przez pracownika, jak i kierownika, jeśli karta tego wymaga.
- Czy masz dostęp do oryginalnego pliku z podpisem elektronicznym, a nie tylko do wydruku podglądowego.
- Czy ustalono jednolity format nazewnictwa plików i miejsce ich przechowywania w aktach osobowych.
- Czy osoba dokonująca wpisu wie, jak zweryfikować poprawność podpisu elektronicznego w dniu wpływu dokumentu.
Jak dołączyć dokument elektroniczny do karty
W przypadku dokumentów elektronicznych dołącz do karty:
- oryginalny plik z podpisem elektronicznym w systemie kadrowym lub e-aktach, a w teczce papierowej zrób adnotację i ewentualnie dołącz wydruk potwierdzenia,
- albo, jeśli prowadzisz dokumentację wyłącznie papierowo, dołącz wydruk potwierdzenia i wskaż w adnotacji, gdzie przechowywany jest plik elektroniczny.
Warto, aby lokalizacja pliku była stała i opisana w procedurze obiegu dokumentów. Jeśli ustalasz miejsce w aktach, zobacz praktyczne omówienie: Karta szkolenia wstępnego: gdzie przechowywać w aktach osobowych.
Kiedy zachować ostrożność
- Migracja systemu kadrowego lub DMS. Upewnij się, że pliki z podpisami przejdą z kompletną metryką i że karta papierowa nadal wskazuje ich lokalizację.
- Nieklarowny rodzaj podpisu. Gdy nie wiesz, czy podpis jest kwalifikowany, zaufany czy osobisty, odnotuj to w adnotacji i poproś dział IT lub usługodawcę o weryfikację.
- Niespójne nazwy plików. Bez ustalonego schematu trudniej powiązać kartę z właściwym dokumentem.
Krótka procedura w 6 krokach
- Odbierz plik z podpisem elektronicznym od pracownika lub z systemu szkoleniowego.
- Zachowaj plik w ustalonej lokalizacji akt osobowych i nazwij go zgodnie ze schematem firmowym.
- Zweryfikuj podpis elektroniczny w narzędziu do weryfikacji i zachowaj notatkę z wyniku w systemie lub dołącz krótki opis do akt.
- Wpisz na karcie adnotację według wzoru z datą i rodzajem podpisu.
- Jeśli pracujesz na teczkach papierowych, dołącz wydruk potwierdzenia jako pomocniczy, nie zamiast pliku.
- Sprawdź komplet: karta + plik w aktach. Zabezpiecz dostęp zgodnie z uprawnieniami kadrowymi.
FAQ
Czy muszę drukować potwierdzenie podpisu elektronicznego i spinać z kartą?
Z informacji na Biznes.gov.pl wynika, że przy potwierdzeniu elektronicznym robi się adnotację w miejscu podpisu i dołącza dokumenty elektroniczne. Wydruk może być pomocniczy, ale to plik z podpisem stanowi właściwy dowód.
Jak sformułować adnotację, gdy podpis elektroniczny składają dwie osoby?
Wpisz dwie linie w miejscach podpisów, np.: „Podpis pracownika złożony elektronicznie dnia …; rodzaj podpisu …” oraz „Podpis kierownika złożony elektronicznie dnia …; rodzaj podpisu …”. Obie linie mogą wskazywać ten sam plik, jeśli dokument jest wspólnie podpisany.
Co wpisać, jeśli dokument elektroniczny jest w systemie, a karta tylko w teczce papierowej?
W adnotacji dopisz, gdzie jest plik, np.: „Plik w e-aktach: [ścieżka/ID]”. Ułatwi to audyt oraz szybkie odszukanie dokumentu.
Czy muszę wskazywać identyfikator pliku lub sumę kontrolną?
Nie jest to wymóg wynikający z przepisu wprost. To dobra praktyka porządkująca dokumentację i przyspieszająca weryfikację.
Podstawa prawna
Wzór karty szkolenia wstępnego określono w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Serwis Biznes.gov.pl wyjaśnia, że przy potwierdzeniu elektronicznym należy zrobić adnotację w miejscu podpisu i dołączyć dokumenty elektroniczne.