Ten poradnik pokazuje, jak złożyć ZUS OSW / RIA aby skrócić okres przechowywania akt (zatrudnienie 1999–2018) bez ryzyka błędów proceduralnych. Mechanizm dotyczy wyłącznie osób, które po raz pierwszy zostały zgłoszone do ubezpieczeń społecznych w latach 1.01.1999–31.12.2018. Skrócenie z 50 do 10 lat działa dopiero po przekazaniu do ZUS raportów ZUS RIA.
Kiedy uruchamia się procedura
Procedurę uruchamiasz, gdy chcesz objąć skróconym, 10‑letnim okresem przechowywania dokumentację osób pierwszy raz zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych w latach 1999–2018. Składasz wtedy oświadczenie ZUS OSW o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, a następnie raporty ZUS RIA za wszystkich takich ubezpieczonych. ZUS OSW jest dobrowolne i bez terminu, ale po jego złożeniu powstaje obowiązek przesłania ZUS RIA we wskazanych terminach.
Procedura krok po kroku
- Policz, kogo obejmujesz. Sporządź listę wszystkich pracowników i zleceniobiorców pierwszy raz zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych w okresie 1.01.1999–31.12.2018. To za nich złożysz ZUS RIA. Decyzję podejmuj całościowo: OSW oznacza zamiar przekazania RIA za wszystkich z tej grupy.
- Przygotuj i wyślij ZUS OSW. Dokument: ZUS OSW. Termin: brak ustawowego terminu. Technicznie wyślij oddzielnie, bez innych dokumentów w zestawie. OSW możesz wycofać tylko do czasu złożenia pierwszego ZUS RIA.
- Poczekaj na przetworzenie OSW. Zanim wyślesz RIA, poczekaj aż w kartotece płatnika (np. w programie Płatnik, zakładka „Inne dane”) pojawi się data przyjęcia OSW.
- Złóż ZUS RIA za osoby, które zakończyły u Ciebie ubezpieczenia przed OSW. Dokument: ZUS RIA. Termin: do 12 miesięcy od dnia złożenia OSW. Dotyczy wszystkich, za których musisz przekazać raporty, a rozstali się z firmą wcześniej.
- Złóż ZUS RIA za osoby kończące pracę po OSW. Dokumenty: ZUS RIA + ZUS ZWUA. Termin: wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń. Podstawa: art. 41a ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
- Przekaż kopię ZUS RIA pracownikowi przy rozstaniu. Kopię raportu dajesz na bieżąco osobie, z którą rozwiążesz umowę po OSW. Byłym pracownikom, którzy odeszli lata temu, kopii nie dosyłasz – ZUS informuje ich o złożeniu RIA.
- Ustal bieg 10‑letniego okresu przechowywania. Dla relacji 1999–2018 okres 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym złożyłeś ZUS RIA za daną osobę. Po upływie tego okresu były pracownik ma miesiąc na odbiór dokumentacji, a potem masz 12 miesięcy na jej zniszczenie.
- Uzupełnij dokumenty dodatkowe, gdy występują. Jeśli pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wraz z kopią RIA przekaż mu dowody potwierdzające takie okresy (dotyczy zwłaszcza lat 1999–2008).
Co idzie źle najczęściej
- Złożenie OSW bez domknięcia RIA – brak RIA dla byłych pracowników w ciągu 12 miesięcy od OSW albo pominięcie części osób z lat 1999–2018. Skutek: dokumentację tych osób przechowujesz 50 lat; ryzykujesz grzywnę do 5 000 zł wg ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
- Wysyłka OSW w zestawie z innymi drukami – ZUS odrzuca błędny zestaw; OSW musi iść samodzielnie.
- RIA składane za osoby nadal zatrudnione – RIA przekazujesz dopiero przy ich wyrejestrowaniu po rozwiązaniu umowy.
- Błędne liczenie biegu 10 lat – liczysz od końca roku złożenia RIA, a nie od daty rozwiązania umowy.
- Braki w „szczególnych warunkach” – brak dołączenia dowodów dla okresów 1999–2008 utrudnia pracownikowi potwierdzenie uprawnień emerytalnych.
Checklista do akt wewnętrznych
- Lista wszystkich osób pierwszy raz zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych w latach 1999–2018.
- Decyzja o złożeniu OSW „za wszystkich” z listy.
- Potwierdzenie przetworzenia OSW w systemie ZUS.
- Plan z dwoma ścieżkami RIA: do 12 miesięcy od OSW dla „byłych” oraz z bieżącym ZWUA dla „odchodzących po OSW”.
- Procedura wydania kopii RIA przy rozstaniu i archiwizacji metryki dokumentacji z datą RIA.
- Pakiet dowodów pracy w szczególnych warunkach/szczególnym charakterze, jeśli dotyczy.
Zobacz też
Jeśli w aktach masz odpisy szkoleń BHP, sprawdź jak długo trzymać odpis zaświadczenia BHP w aktach osobowych.
FAQ
Czy mogę wycofać OSW?
Tak, ale wyłącznie do momentu złożenia pierwszego ZUS RIA. Po przekazaniu choć jednego RIA nie cofniesz OSW.
Czy ZUS RIA składa się także za okresy po 2018 r.?
Nie. RIA dotyczy wyłącznie lat 1999–2018. Dane dodatkowe za okresy od 2019 r. przekazuje się w innych raportach (np. ZUS RPA).
Od kiedy biegnie 10‑letni okres przechowywania dokumentów 1999–2018?
Od końca roku kalendarzowego, w którym złożysz ZUS RIA za daną osobę.
Czy składa się RIA za zmarłego pracownika?
Tak, raport ZUS RIA przekazuje się również za zmarłych. Uprawnieni członkowie rodziny mogą odebrać dokumentację po upływie okresu przechowywania.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, Dz. U. z 2019 r. poz. 2215.
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. z 2017 r. poz. 894.