Nie zawsze potrzebujesz zgody na dołączenie zdjęcia stanowiska pracy zdalnej. Jeżeli fotografia jest niezbędna i proporcjonalna do wypełnienia obowiązków BHP, możesz oprzeć przetwarzanie na prawnie uzasadnionym interesie pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Gdy zdjęcie nie jest konieczne, potraktuj je jako opcjonalne i zbieraj wyłącznie na dobrowolną, odrębną zgodę.
Od czego to zależy
- Obowiązki BHP: Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465) i zmienione przepisy o monitorach (Dz.U. 2023 poz. 2367) wymagają weryfikacji ergonomii, ale nie nakazują robienia zdjęć. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje na potrzebę zweryfikowania stanowisk pracy zdalnej, bez określenia formy tej weryfikacji.
- Niezbędność i proporcjonalność: zdjęcie może być uzasadnione, gdy bez obrazu nie potrafisz ocenić spełnienia wymagań (np. wysokości ekranu względem oczu, ustawienia klawiatury i myszy, oświetlenia).
- Alternatywy mniej inwazyjne: oświadczenie pracownika, wideorozmowa bez utrwalania, wizja lokalna, albo lista kontrolna pracownika zdalnego. Jeśli alternatywa wystarczy, nie utrwalaj obrazu.
- Zakres danych: fotografuj wyłącznie elementy BHP stanowiska. Unikaj ujęć domowników, dokumentów, prywatnych przedmiotów i tła ujawniającego życie rodzinne.
Co sprawdzić u siebie
- Podstawa prawna: Test równowagi dla zdjęć pracy zdalnej: prosta procedura Gdy zdjęcie ma być tylko „na życzenie”, użyj zgody — musi być dobrowolna, odrębna od innych zgód i możliwa do wycofania bez negatywnych skutków.
- Informacja z art. 13 RODO: wskaż cel (weryfikacja BHP stanowiska zdalnego), podstawę, kategorie odbiorców (np. osoby upoważnione w HR/BHP), czas przechowywania i prawo sprzeciwu lub cofnięcia zgody.
- Minimalizacja: poproś o 2–3 kadry pokazujące tylko to, co konieczne dla ergonomii, oraz o wstępne sprawdzenie zdjęć przez pracownika pod kątem zbędnych treści. Zapisz wymogi w krótkiej instrukcji dla pracownika.
- Bezpieczeństwo: zapewnij bezpieczny kanał przekazania plików, ogranicz dostęp upoważnieniami, wyłącz metadane przy zapisie, wprowadź procedurę usuwania po zakończeniu oceny.
- Retencja: przechowuj zdjęcia najkrócej jak to możliwe — do zamknięcia weryfikacji i udokumentowania spełnienia obowiązków, potem usuń lub zanonimizuj. Zapisz koniec okresu w rejestrze czynności.
Gdy jednak używasz zgody — co ma zawierać
- Cel: weryfikacja wymagań BHP na stanowisku pracy zdalnej.
- Zakres: ujęcia ograniczone do elementów stanowiska, bez utrwalania domowników i prywatnych przedmiotów.
- Dobrowolność i brak negatywnych konsekwencji odmowy; możliwość cofnięcia w każdym czasie.
- Okres przechowywania i sposób usunięcia po zakończeniu oceny.
- Kto będzie odbiorcą danych i jak się z nami skontaktować w sprawach RODO.
FAQ
Czy mogę wymagać zdjęcia od każdego pracownika zdalnego?
Nie, jeśli istnieją skuteczne, mniej inwazyjne metody oceny. Wymagaj zdjęć wyłącznie, gdy są niezbędne i proporcjonalne do realizacji obowiązków BHP. W innych przypadkach zdjęcia mogą być dobrowolnym uzupełnieniem.
Czy zdjęcie stanowiska to dane wrażliwe?
Z reguły nie. Jednak fotografia może przypadkowo ujawnić informacje szczególnych kategorii. Dlatego instrukcja dla pracownika powinna wykluczać takie ujęcia, a w razie wątpliwości zdjęcie należy wykadrować.
Czy mogę zlecić analizę zdjęć firmie zewnętrznej?
Tak, ale tylko przy zawartej umowie powierzenia przetwarzania, z opisem celu, zakresu i środków bezpieczeństwa. Pamiętaj o upoważnieniach i kontroli podwykonawców.
Jak długo mogę przechowywać zdjęcia?
Tylko tak długo, jak to konieczne do oceny i udokumentowania spełnienia obowiązków BHP. Po wykorzystaniu usuń zdjęcia lub je zanonimizuj i odnotuj to w rejestrze.
Podstawa prawna
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781)
- Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z RODO (Dz.U. z 2019 r. poz. 730)
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 2023 poz. 2367)