Nie ma urzędowego formularza na wzór listy kontrolnej pracownika zdalnego. Dobrze zaprojektowana checklista powinna wspierać ocenę ryzyka zawodowego, którą pracodawca ma obowiązek ocenić i dokumentować oraz przekazać pracownikowi zasady ochrony przed zagrożeniami zgodnie z art. 226 Kodeksu pracy. Poniżej znajdziesz układ pól, który równoważy potrzeby BHP i prywatność oraz ułatwia akceptację przełożonego.
Czy istnieje urzędowy wzór
Przepisy nie zawierają urzędowego wzoru listy kontrolnej dla pracy zdalnej. Centralny Instytut Ochrony Pracy (CIOP) udostępnia przykładową listę do identyfikacji zagrożeń przy pracy zdalnej przy komputerze oraz zaleca, by lista była wypełniana przez pracownika i stanowiła materiał dla osoby wyznaczonej przez pracodawcę do oszacowania ryzyka. Dokument z wynikami oceny powinien zatwierdzić przełożony.
Pola wymagane przepisem
Przepisy nie określają katalogu pól listy kontrolnej. Z art. 226 k.p. wynika jednak, że lista musi umożliwić:
- zidentyfikowanie zagrożeń związanych z pracą zdalną oraz zastosowanych środków ochronnych,
- zasilenie dokumentacji oceny ryzyka zawodowego i przygotowanie informacji dla pracownika,
- powiązanie ustaleń z działaniami korygującymi.
Z praktyki CIOP wynika też, że dokumentacja oceny ryzyka dla pracy zdalnej powinna wskazywać miejsce wykonywania pracy zdalnej. To nie jest wymóg ustawy, lecz dobra praktyka, która ułatwia weryfikację warunków.
Pola z dobrej praktyki w checkliście
- Identyfikacja: data, imię i nazwisko pracownika, komórka/stanowisko, adres miejsca wykonywania pracy zdalnej, Zgoda na zdjęcie stanowiska pracy zdalnej a RODO: kiedy tak?
- Wyposażenie stanowiska komputerowego: monitor/ekran i ustawienia, klawiatura i mysz, podstawka pod laptop, wysokość i przestrzeń pod biurkiem, krzesło z regulacją, ułożenie przedramion i nadgarstków.
- Ergonomia i organizacja pracy: wysokość ekranu względem oczu, odległość od oczu, oparcie pleców i lędźwi, przerwy w pracy, zmienność pozycji, rozplanowanie zadań wymagających koncentracji.
- Środowisko pracy: oświetlenie naturalne i sztuczne, brak olśnień, hałas domowy, temperatura i wietrzenie, stabilność mebli, porządek w kablach, dostęp do pierwszej pomocy i gaśnicy w mieszkaniu.
- Bezpieczeństwo elektryczne i pożarowe: stan przewodów i listew, dostęp do gniazd, brak przeciążenia, dojście do wyłączników, brak łatwopalnych materiałów przy źródłach ciepła.
- Organizacja zdalna i psychospołeczna: jasne cele i zasady kontaktu z przełożonym, możliwość zgłaszania problemów technicznych i zdrowotnych, przeciwdziałanie izolacji i przeciążeniu informacyjnemu. Jeżeli zarządzasz ryzykiem stresu i izolacji, sięgnij po wzór oceny ryzyka psychospołecznego w pracy zdalnej.
- Ochrona danych i prywatność: ekran niewidoczny dla osób trzecich, blokada ekranu, przechowywanie dokumentów, zasady prowadzenia rozmów służbowych w domu.
- Podsumowanie i działania: skala odpowiedzi Tak/Nie/Nie dotyczy, pole na opis niezgodności, proponowane działania korygujące, osoba odpowiedzialna i termin.
- Podpisy: podpis pracownika składającego oświadczenia, miejsce na uwagi osoby weryfikującej oraz podpis przełożonego przy zatwierdzaniu wyników oceny ryzyka.
Kto podpisuje, gdzie przechowujesz i jak długo
Listę wypełnia pracownik zdalny. Weryfikuje ją specjalista ds. BHP lub inna osoba wskazana przez pracodawcę, która szacuje ryzyko. CIOP wskazuje, że dokumenty z wynikami oceny ryzyka powinien zatwierdzić przełożony pracownika. Checklistę przechowuj razem z dokumentacją oceny ryzyka dla danego stanowiska i aktualizuj przy każdej istotnej zmianie warunków pracy lub wyposażenia. Normy techniczne, jak PN-N-18002, mają charakter dobrowolny, ale porządkują sposób oceny; obowiązek ich stosowania może wynikać tylko z przepisu prawa.
Najczęstsze braki, które psują wartość listy
- Brak adresu miejsca wykonywania pracy zdalnej lub brak wskazania, czy warunki dotyczą stałej, czy okazjonalnej lokalizacji.
- Brak pola na działania korygujące z odpowiedzialnym i terminem, przez co wnioski nie są wdrażane.
- Zbieranie nadmiarowych danych prywatnych, niepotrzebnych do BHP, zamiast prostych odpowiedzi Tak/Nie/Nie dotyczy i ewentualnego zdjęcia stanowiska przekazanego dobrowolnie przez pracownika.
- Pominięcie kwestii kabli, stabilności mebli, dostępu do zasilania i ochrony przeciwpożarowej.
- Brak rozdzielenia obszarów: wyposażenie, środowisko, organizacja pracy, co utrudnia analizę ryzyka.
FAQ
- Czy lista kontrolna pracownika zdalnego ma urzędowy wzór? Nie. Przepisy go nie przewidują. Możesz skorzystać z rozwiązań rekomendowanych przez CIOP i dopasować je do swoich warunków.
- Czy mogę prosić o zdjęcie stanowiska pracy w domu? Tak, jako dobrowolny załącznik pomagający ocenić ryzyko. Nie wymagaj ujęć wykraczających poza obszar pracy, by nie naruszać prywatności.
- Kto powinien akceptować listę i ocenę ryzyka? Wyniki oceny ryzyka powinien zatwierdzić przełożony pracownika. Listę zwykle wypełnia pracownik, a weryfikuje osoba wyznaczona przez pracodawcę.
- Jak często aktualizować checklistę dla pracy zdalnej? Po każdej zmianie miejsca pracy zdalnej, wyposażenia stanowiska lub przy zmianach organizacji pracy wpływających na ryzyko.
Podstawa prawna
- Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r., Dz. U. nr 78, poz. 483
- Ustawa z dnia 11 września 2002 r. o normalizacji, Dz. U. nr 169, poz. 1386