Roczne zestawienia liczby pracujących w rejestrze czynników szkodliwych to stała, obowiązkowa część karty rejestru dla danego stanowiska. Wpisujesz tam roczne liczby osób pracujących na stanowisku, z podziałem wymaganym wzorem oraz informację, ilu pracowało w warunkach przekroczeń NDS/NDN.
Czy istnieje urzędowy wzór
Tak. Wzór rejestru czynników szkodliwych na stanowisku pracy określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2.02.2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. Wzór zawiera tabelę roczną, którą prowadzi się dla każdej karty stanowiska osobno.
Pola wymagane przepisem
W części „Rok” rejestru uzupełniasz co roku następujące pozycje:
- liczba pracujących ogółem na stanowiskach pracy uwzględnionych w karcie,
- w tym: kobiety,
- w tym: młodociani,
- w tym: pracujący w porze nocnej,
- liczba pracujących w warunkach przekroczenia wartości dopuszczalnych NDS/NDN.
To pole jest elementem karty stanowiska – nie sumujesz tu całej firmy, tylko osoby faktycznie pracujące na tym konkretnym stanowisku objętym rejestrem.
Pola z dobrej praktyki
Aby ograniczyć ryzyko rozbieżności przy kontroli, uzupełnij roczne zestawienie z wykorzystaniem tych źródeł i zasad roboczych:
- Źródła danych: ewidencja czasu pracy i grafiki zmianowe (porę nocną), wykaz pracowników i przypisanie do stanowisk, wykaz młodocianych, protokoły i karty pomiarów czynników szkodliwych.
- Jak liczyć „pracujących ogółem”: konsekwentnie przyjmuj jedną metodę, np. liczbę osób, które w danym roku faktycznie wykonywały pracę na tym stanowisku choćby przez część roku. Zapisz to jako notatkę metodyczną w dokumentacji BHP.
- „Pracujący w porze nocnej”: wskaż osoby, które realnie wykonywały pracę na tym stanowisku w porze nocnej w danym roku, na podstawie ewidencji czasu pracy.
- „W warunkach przekroczeń NDS/NDN”: wpisz osoby, które pracowały na stanowisku, dla którego wyniki pomiarów w danym roku wykazały przekroczenia wartości dopuszczalnych. Oprzyj się na kartach badań i pomiarów oraz na ocenie wyników względem NDS/NDN.
- Spójność roczna: dodaj krótką adnotację, dlaczego pojawiły się różnice rok do roku (np. zmiana technologii, reorganizacja stanowisk, nowa brygada nocna). Ułatwi to rozmowę z inspektorem.
Kto podpisuje, gdzie przechowywać, jak długo
Rejestr prowadzi pracodawca. Wzór rejestru nie przewiduje odrębnego pola na podpisy przy rocznym zestawieniu. Dobrą praktyką jest akceptacja karty przez osobę odpowiedzialną za BHP lub kierownika komórki.
Miejsce przechowywania: dokumentacja BHP u pracodawcy. W przypadku likwidacji zakładu pracy rejestr oraz karty przekazuje się właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu; w jednostkach, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej, właściwemu komendantowi wojskowego ośrodka medycyny prewencyjnej.
Okresy przechowywania wynikające z przepisów:
- Rejestr i karty rejestru: 40 lat od daty ostatniego wpisu.
- Karty badań i pomiarów: wyniki badań i pomiarów przechowuje się 3 lata od daty wykonania – to inny dokument niż rejestr, ale jest podstawą do wypełnienia wiersza o przekroczeniach.
Najczęstsze braki, które wychodzą przy kontroli
- Sumowanie danych dla całej firmy zamiast dla konkretnej karty stanowiska.
- Brak rozbicia „ogółem” na kobiety, młodocianych i pracujących w porze nocnej.
- Wpisanie wartości wiersza „przekroczenia NDS/NDN” bez oparcia w wynikach pomiarów albo z pominięciem dostępnych kart pomiarów.
- Niespójność z ewidencją czasu pracy w części „porę nocną”.
- Brak ciągłości lat w tabeli rocznej lub pozostawianie pustych pozycji bez adnotacji.
Zobacz też
Jak wygląda pełna karta i jak ją prowadzić krok po kroku: Rejestr czynników szkodliwych na stanowisku pracy – wzór.
FAQ
Czy roczne zestawienie wypełnia się dla każdego stanowiska osobno?
Tak. Wzór rejestru to karta stanowiska, więc dane roczne odnoszą się do pracujących na tym konkretnym stanowisku.
Co wpisać, gdy nie było przekroczeń NDS/NDN w danym roku?
W wierszu „liczba pracujących w warunkach przekroczenia wartości dopuszczalnych” wpisz 0. Oprzyj się na wynikach badań i pomiarów dla tego stanowiska.
Jak ująć pracujących w porze nocnej?
Wpisz osoby, które faktycznie wykonywały pracę na tym stanowisku w porze nocnej w danym roku, zgodnie z ewidencją czasu pracy.
Czy wliczać pracowników młodocianych, jeśli firma ich nie zatrudnia?
Wpisz 0. Warto zachować spójność z dokumentami kadrowymi potwierdzającymi brak zatrudnienia młodocianych.