Masz jeden zbiorczy arkusz dla całej firmy? Zmień to. Wzór rejestru czynników szkodliwych dotyczy stanowiska pracy i jest określony w załączniku do rozporządzenia. Brak wymaganych rubryk (np. rocznych zestawień) oznacza niezgodność z przepisami.
W skrócie
- Użyj wzoru z załącznika nr 1 do rozporządzenia o badaniach i pomiarach; rejestr prowadzisz dla stanowiska pracy i na bieżąco (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 18 ust. 1).
- Wyniki wpisujesz też do kart badań i pomiarów z załącznika nr 2 (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 18 ust. 2).
- Terminy i archiwizacja: pierwsze badania w 30 dni od startu działalności (§ 3), ponowne po zmianach (§ 14), rejestr i karty 40 lat (§ 18 ust. 4), wyniki badań 3 lata (§ 17 ust. 1), udostępnianie na żądanie (§ 19).
Czy musisz prowadzić rejestr i jakiego wzoru użyć
Tak – jeśli na stanowisku pracy występują czynniki szkodliwe dla zdrowia, pracodawca prowadzi rejestr na bieżąco, a wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 18 ust. 1, załącznik nr 1). Tekst jednolity z załącznikami: Dz.U. 2025 poz. 949.
Równolegle prowadzi się karty badań i pomiarów według wzoru z załącznika nr 2 – osobno dla czynnika chemicznego, pyłu i czynnika fizycznego (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 18 ust. 2, załącznik nr 2).
Wzór rejestru: co musi się znaleźć
Wzór z załącznika nr 1 odzwierciedla warunki na konkretnym stanowisku pracy. W praktyce obejmuje m.in.:
- dane pracodawcy, nazwę/symbol stanowiska, numer karty i datę założenia rejestru, lokalizację stanowiska,
- krótką charakterystykę stanowiska (technologia, wyposażenie, materiały, strefy zagrożenia, główne czynności),
- wykaz czynników szkodliwych (chemiczne, pyły, czynniki fizyczne) występujących na stanowisku,
- Roczne zestawienia w rejestrze czynników szkodliwych,
- informację o liczbie pracujących w warunkach przekroczenia wartości dopuszczalnych w danym roku.
Pełny układ rubryk znajdziesz w załączniku nr 1: tekst jednolity – załączniki. Jeśli korzystasz z własnego formularza elektronicznego, odwzoruj wszystkie pola z wzoru.
Terminy badań, ponawianie i aktualizacje wpisów
- Start: pierwsze badania i pomiary – najpóźniej w 30 dni od rozpoczęcia działalności (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 3).
- Zmiany: ponowne badania i pomiary każdorazowo, gdy zmiany w wyposażeniu, technologii lub warunkach pracy mogły zmienić emisję/narażenie (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 14).
- Rejestr i karty: aktualizuj po każdym badaniu/pomiarze, prowadź wpisy na bieżąco (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 18 ust. 1–2).
Przechowywanie, udostępnianie i likwidacja
- Archiwizacja: rejestr i karty badań i pomiarów – 40 lat od daty ostatniego wpisu (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 18 ust. 4). Same wyniki badań i pomiarów – 3 lata od daty wykonania (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 17 ust. 1).
- Dostęp: wyniki wpisane do rejestru i kart udostępnia się niezwłocznie pracownikowi lub byłemu pracownikowi na jego pisemne żądanie; możliwe są wyciągi, odpisy lub kopie (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 19).
- Likwidacja: w razie likwidacji zakładu rejestr i karty przekazuje się niezwłocznie do właściwego państwowego inspektora sanitarnego (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 18 ust. 3).
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
- Zbiorczy rejestr dla całej firmy zamiast rejestru dla stanowiska pracy. Wzór z załącznika nr 1 jest stanowiskowy.
- Brak rubryk rocznych (liczba pracujących, praca w porze nocnej, przekroczenia). To element wzoru, nie opcja.
- Brak powiązania z kartami badań i pomiarów. Karty z załącznika nr 2 są dokumentem towarzyszącym rejestrowi.
- Stary nagłówek formularza. W 2019 r. zmieniono nagłówek wzoru; przepisy dopuściły kontynuację dotychczasowych wzorów, ale warto dostosować formularz do aktualnego układu (Dz.U. 2019 poz. 1995 – § 1–2; tekst nowelizacji).
Zmiany przepisów a praktyka
Nowelizacja z 2024 r. zmieniła m.in. regulacje dotyczące częstotliwości badań dla czynników o działaniu rakotwórczym lub mutagennym oraz substancji reprotoksycznych. To przekłada się na częstsze wpisy w kartach i aktualizacje rejestru. Sprawdź aktualne brzmienie: Dz.U. 2024 poz. 1110 oraz tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 949.
Prosty plan na dziś (15 minut)
- Pobierz i porównaj swój formularz z załącznikiem nr 1 i 2 (Dz.U. 2025 poz. 949 – załączniki). Uzupełnij brakujące rubryki.
- Utwórz/zweryfikuj rejestry dla wszystkich stanowisk z czynnikami szkodliwymi. Podłącz odpowiednie karty badań i pomiarów.
- Sprawdź terminy: 30 dni od startu działalności na pierwsze badania; po zmianach – ponowne badania (§ 3, § 14). Zaplanuj aktualizacje wpisów.
- Ustal sposób archiwizacji na 40 lat i procedurę przekazania dokumentacji w razie likwidacji (§ 18 ust. 3–4).
FAQ
Czy mogę używać własnego formularza zamiast wzoru z rozporządzenia?
Tak, jeśli odwzorowuje wszystkie pola z załącznika nr 1 (rejestr) i współpracuje z kartami z załącznika nr 2 (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 18, załączniki). Tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 949.
Kto ma dostęp do rejestru i kart badań?
Pracownik lub były pracownik otrzymuje niezwłocznie wyciąg/odpis/kopię na pisemne żądanie (Dz.U. 2025 poz. 949 – § 19).
Artykuł ma charakter informacyjny. Jeśli masz wątpliwości co do Twojej sytuacji, skonsultuj rozwiązanie ze specjalistą BHP.