Szkolenie okresowe BHP często realizujemy w modelu mieszanym: część programu to e‑learning (samokształcenie kierowane), a finał odbywa się stacjonarnie, zwykle z egzaminem przed komisją. Jak to zapisać w rejestrze szkoleń lub rejestrze zaświadczeń, żeby nie gubić dokumentów i zachować spójność godzin i dat? Oto krótka procedura.
Kiedy procedura się uruchamia
Gdy pracownik ukończy jedno szkolenie okresowe zrealizowane dwiema formami (e‑learning + część stacjonarna) i uzyska wynik pozytywny z egzaminu. Dla pracowników robotniczych nie stosujemy e‑learningu: ich szkolenie okresowe zgodnie z przepisami ma formę instruktażu.
Kroki w kolejności
- Zweryfikuj program i formy
Upewnij się, że program szkolenia przewidywał samokształcenie kierowane (e‑learning) oraz część stacjonarną z egzaminem. Program i realizacja muszą odpowiadać ramowym programom z rozporządzenia. Przechowuj aktualny program w dokumentacji.
- Zbierz dowody realizacji
– raport z platformy e‑learning (czas, zaliczone moduły),
– listy obecności z części stacjonarnej/seminarium,
– protokół z egzaminu przed komisją. - Ustal datę ukończenia
Za datę ukończenia przyjmij dzień zdanego egzaminu (pozytywnego wyniku), bo szkolenie okresowe kończy się egzaminem. To ta data trafi do rejestru i na zaświadczenie.
- Wpis w rejestrze: jeden rekord, jedna pozycja
Nie rozbijaj na dwa wpisy. W rejestrze odnotowujesz jedno szkolenie z dwiema formami realizacji. W polu forma wpisz np.: „samokształcenie kierowane (e‑learning) + część stacjonarna z egzaminem”. Jeśli masz kolumnę Uwagi, dodaj zakres dat obu części.
- Wymiar szkolenia i typ godziny
Wpisz łączny wymiar w godzinach szkolenia zgodnie z programem i zachowaj spójność z typem godziny używanym w rejestrze. Ramowe programy rozporządzenia posługują się godziną lekcyjną 45 minut (np. „minimum 16 godz.” jako 45‑minutowe jednostki). Jeżeli rejestr ma kolumnę „typ godziny (45/60)”, zaznacz 45 min i trzymaj się tej konwencji dla całego rejestru.
- Powiąż wpis z zaświadczeniem
Po zdanym egzaminie organizator wydaje zaświadczenie. W rejestrze odnotuj jego numer/serię. Odpis zaświadczenia przechowuj w aktach osobowych pracownika (część B).
- Załączniki do teczki szkolenia
Do dokumentacji szkolenia dołącz: program szkolenia, dziennik/ewidencję realizacji, listy obecności, raport z platformy, protokół egzaminu, kopię wydanego zaświadczenia, ewentualnie upoważnienia komisji egzaminacyjnej.
Co idzie źle najczęściej
- Dwa wpisy zamiast jednego – prowadzi do sztucznego zdublowania szkoleń i bałaganu w terminach.
- Zła data ukończenia – wpisywanie daty zakończenia e‑learningu, a nie daty egzaminu.
- Chaos w godzinach 45/60 – mieszanie godzin zegarowych z lekcyjnymi w jednym rejestrze; rozjedzie się zgodność z programem.
- Brak dokumentów z e‑learningu – bez raportu/platformowego śladu trudno wykazać realizację samokształcenia kierowanego.
- Błędna forma dla robotniczych – okresowe dla stanowisk robotniczych musi być instruktażem; e‑learning nie zastępuje tej formy.
Checklista do Twojego wpisu
- Sprawdzony program uwzględniający e‑learning + stacjonarne.
- Raport z platformy i listy obecności z części stacjonarnej.
- Protokół egzaminu i data pozytywnego wyniku.
- Jeden wpis w rejestrze, forma: „e‑learning + stacjonarne”.
- Łączny wymiar godzin oraz zaznaczony typ godziny 45 min.
- Numer/seria wydanego zaświadczenia w rejestrze.
- Komplet załączników w teczce szkolenia i odpis w aktach osobowych.
FAQ
Czy szkolenie mieszane wpisuję osobno dla e‑learningu i dla zajęć stacjonarnych?
Nie. To jedno szkolenie o dwóch formach realizacji, więc wykonujesz jeden wpis w rejestrze, z opisem formy „samokształcenie kierowane (e‑learning) + część stacjonarna”.
Jaką datę uznać za datę ukończenia szkolenia mieszanego?
Datę pozytywnego egzaminu, ponieważ szkolenie okresowe kończy się egzaminem przeprowadzanym przez organizatora.
Jak liczyć godziny w rejestrze: 45 czy 60 minut?
Trzymaj się konsekwentnie jednego typu. Ramowe programy posługują się godziną lekcyjną 45 min, więc to bezpieczny standard do rejestru; odzwierciedl to w kolumnie „typ godziny (45/60)”.
Czy mogę odnotować e‑learning dla pracowników robotniczych?
Szkolenie okresowe dla stanowisk robotniczych przeprowadza się w formie instruktażu, więc e‑learning nie zastąpi wymaganej formy. W rejestrze wskażesz „instruktaż”.