Informacja przy świadectwie pracy: 30 dni czy inny termin?

Przy wydaniu świadectwa pracy pracodawca musi dołączyć informację o przechowywaniu i odbiorze dokumentacji pracowniczej. W tej informacji zwykle pojawia się wątpliwość: czy wpisać „30 dni na odbiór”? Nie, ten zwrot nie dotyczy informacji wręczanej ze świadectwem pracy. Poniżej pokazujemy, co wpisać, aby było zgodnie z Kodeksem pracy i gotowe na kontrolę.

Czy istnieje urzędowy wzór tej informacji

Nie ma urzędowego wzoru. Treść informacji wynika z art. 946 Kodeksu pracy i musi obejmować trzy obowiązkowe elementy opisane niżej. Forma papierowa lub elektroniczna jest dopuszczalna.

Pola wymagane przepisem

Art. 946 Kodeksu pracy nakazuje, aby wraz ze świadectwem pracy pracodawca wydał informację o:

okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (zgodnie z art. 94 pkt 9b lub art. 945 § 2), czyli co do zasady: przez okres zatrudnienia i dodatkowo 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b). Jeżeli nastąpi kolejne zatrudnienie w tym okresie, bieg liczy się od końca roku, w którym kończy się najpóźniejszy stosunek pracy (art. 945 § 2).
możliwości odbioru dokumentacji po upływie tego okresu do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania (art. 946 pkt 2). To jest właściwy termin do wpisania w informacji przy świadectwie pracy.
zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania w tym czasie (art. 946 pkt 3). Zniszczenie następuje w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór (art. 947 § 1–2).

Gdzie naprawdę pojawia się „30 dni”

Zwrot „30 dni” dotyczy innych sytuacji niż informacja wydawana ze świadectwem pracy:

Zmiana postaci dokumentacji (z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie): pracodawca informuje o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji (dla pracowników) lub od dnia zawiadomienia (dla byłych pracowników) — art. 949 § 1–2.
Przedłużenie przechowywania z powodu postępowania: jeżeli dokumentacja może być dowodem w postępowaniu, a pracodawca powziął wiadomość o jego wszczęciu, po ustawowym wydłużeniu przechowywania o 12 miesięcy zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w razie nieodebrania — o zniszczeniu (art. 944 pkt 2).

Właśnie dlatego nie wpisujemy „30 dni” do informacji wydawanej łącznie ze świadectwem pracy. W tym miejscu właściwy jest termin „do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania”.

Pola z dobrej praktyki

Wskazanie konkretnej daty końca okresu przechowywania (np. „do 31.12.2036 r.”), wyliczonej według art. 94 pkt 9b i — jeśli dotyczy — art. 945 § 2.
Doprecyzowanie okresu odbioru po upływie przechowywania (np. „odbiór możliwy do końca miesiąca następującego po tej dacie”).
Informacja o sposobach odbioru i godzinach pracy komórki kadrowej.
Kontakt do administratora dokumentacji w firmie (e-mail/telefon).

Podpis, doręczenie i archiwizacja

Przepisy nie wymagają urzędowego formularza ani podpisu pracownika, jednak warto uzyskać pokwitowanie odbioru informacji (np. podpis na kopii lub potwierdzenie doręczenia elektronicznego).
Przekazuj informację razem ze świadectwem pracy w dniu ustania stosunku pracy albo do 7 dni, jeśli świadectwo doręczasz później.
Dobrą praktyką jest przechowanie kopii informacji w wewnętrznej teczce pracownika wraz z dokumentami dotyczącymi ustania stosunku pracy.

Najczęstsze braki i pułapki

Wpisanie „30 dni na odbiór” w informacji wydawanej z świadectwem pracy — to dotyczy innych zawiadomień (art. 949 § 1–2, art. 944 pkt 2), nie art. 946.
Brak wyliczenia daty kończącej przechowywanie albo błędne liczenie od daty rozwiązania, zamiast od końca roku kalendarzowego (art. 94 pkt 9b).
Pominięcie obowiązkowej wzmianki o zniszczeniu dokumentacji w razie nieodebrania (art. 946 pkt 3).
Zapominanie o nowym biegu okresu przechowywania przy ponownym zatrudnieniu w tym samym okresie (art. 945 § 2).

Zobacz też

Gdy chcesz objaśnić pracownikowi, jak długo będą przechowywane jego akta, odsyłaj do przejrzystej polityki firmy. Wyjaśnienia liczenia 10- i 50-letnich okresów znajdziesz w artykule: Ile przechowujemy akta osobowe: 10 czy 50 lat?

FAQ

Czy w informacji przy świadectwie pracy mam napisać, że pracownik ma 30 dni na odbiór akt?

Nie. Przy świadectwie pracy wskazujesz termin „do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania” (art. 946 pkt 2). „30 dni” dotyczy innych zawiadomień z art. 949 § 1–2 i art. 944 pkt 2.

Jak wyliczyć datę końca przechowywania dokumentacji do wpisania w informacji?

Co do zasady: okres zatrudnienia plus 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b). Przy ponownym zatrudnieniu w tym czasie — od końca roku, w którym rozwiąże się najpóźniejszy stosunek pracy (art. 945 § 2).

Co jeśli po upływie przechowywania i okresu na odbiór pracownik nie zabierze dokumentacji?

Pracodawca może ją zniszczyć w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór (art. 947 § 1–2).

Kiedy muszę użyć 30-dniowego terminu na odbiór dokumentacji?

Gdy informujesz o odbiorze poprzedniej postaci dokumentacji po zmianie jej postaci (art. 949 § 1–2) lub po 12‑miesięcznym przedłużeniu przechowywania związanym z postępowaniem (art. 944 pkt 2).