W skrócie
- 10 lat: dla zatrudnionych od 1.01.2019 r. oraz dla lat 1999–2018 – tylko jeśli złożysz do ZUS OSW i raporty RIA. W pozostałych przypadkach – 50 lat.
- Okres 10 lat liczy się od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (albo od końca roku złożenia RIA dla lat 1999–2018). Po okresie: 30 dni na odbiór, do 12 miesięcy na zniszczenie.
- Gdy dokumenty mogą być dowodem w postępowaniu, przechowujesz dłużej – do prawomocnego zakończenia sprawy, a następnie stosujesz ścieżkę 30 dni + do 12 miesięcy.
Decyzja „akta osobowe: 10 czy 50 lat” zależy od dwóch faktów: kiedy dany pracownik był pierwszy raz zatrudniony i czy za okres 1999–2018 wysłałeś do ZUS oświadczenie OSW oraz raport informacyjny RIA. Poniżej prosty schemat i sposób liczenia terminu.
Krok 1. Ustal grupę pracownika i wybierz 10 albo 50 lat
Od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat
Dokumentację pracowniczą przechowujesz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Podstawę daje nowelizacja z 10.01.2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 357), a praktyczne objaśnienia znajdziesz w oficjalnych materiałach gov.pl i biznes.gov.pl.
Lata 1999–2018 – 10 lat po OSW i RIA albo 50 lat
Jeśli złożysz do ZUS oświadczenie OSW i przekażesz raporty informacyjne RIA za osoby z tego okresu, ich dokumentację przechowujesz 10 lat (od końca roku złożenia RIA). Jeśli nie – obowiązuje 50 lat. Warunek OSW + RIA opisują instrukcje ZUS oraz poradniki na biznes.gov.pl.
Do 31 grudnia 1998 r. – 50 lat
Dla pracowników, których zatrudnienie zakończyło się do 31.12.1998 r., przechowujesz dokumentację przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. Potwierdzają to oficjalne wyjaśnienia gov.pl i Archiwów Państwowych.
Krok 2. Jak liczyć 10 lat i co zrobić po upływie okresu
- 10 lat liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano lub wygasł stosunek pracy (dla lat 1999–2018 – od końca roku złożenia raportu RIA).
- Informacja przy świadectwie pracy: 30 dni czy inny termin?
- Po 30 dniach masz do 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
Te zasady wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy z 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 357) oraz są omówione w serwisach gov.pl i biznes.gov.pl.
Kiedy przechowywać dłużej niż 10 lat
Jeżeli dokumenty mogą stanowić dowód w toczącym się lub spodziewanym postępowaniu, nie niszcz ich po podstawowym okresie. Przechowuj do prawomocnego zakończenia sprawy, a następnie zastosuj ścieżkę: 30 dni na odbiór + do 12 miesięcy na zniszczenie. Takie podejście jest spójne z zasadami po nowelizacji z 2018 r. i oficjalnymi wyjaśnieniami gov.pl.
Ponowne zatrudnienie – od kiedy biegnie termin
Jeżeli w 10‑letnim okresie ponownie zatrudnisz tę samą osobę, kontynuujesz dokumentację i liczysz termin od końca roku, w którym zakończył się najpóźniejszy stosunek pracy. Gdy różne okresy zatrudnienia podlegają innym reżimom (np. 50 lat i 10 lat), nie łącz dokumentacji – prowadź je oddzielnie, aby zachować właściwe terminy.
Lista działań dla HR
- Podziel teczki na trzy grupy: do 1998 r.; 1999–2018; od 2019 r.
- Dla lat 1999–2018 sprawdź, czy i kiedy złożyłeś OSW oraz raporty RIA. Jeśli nie – zaplanuj ich złożenie i zaktualizuj terminy.
- W procedurze wyjścia dopilnuj: informacji przy świadectwie pracy (okres przechowywania, miesiąc na odbiór, zniszczenie w razie nieodebrania).
- W rejestrze dokumentacji wpisuj: datę ustania stosunku pracy (lub datę złożenia RIA), wyliczony koniec okresu, datę startu 30‑dniowego okna i termin końca 12 miesięcy na zniszczenie, a także flagę „postępowanie w toku”.
FAQ
Czy 10 lat liczę oddzielnie dla każdej osoby?
Tak, ale ułatwia to zasada „od końca roku”. Dla wszystkich osób, z którymi zakończyłeś umowę w danym roku, 10 lat kończy się 31 grudnia po 10 latach.
Nie złożyłem RIA za lata 1999–2018. Co to oznacza?
Bez raportów RIA (i OSW) dokumentację z tego okresu przechowujesz 50 lat. Po złożeniu RIA 10 lat biegnie od końca roku, w którym przekazałeś raport.
Czy forma elektroniczna zmienia okres przechowywania?
Nie. Akta papierowe i elektroniczne są równorzędne co do okresu. O długości decyduje rok zatrudnienia i ewentualnie złożenie RIA, nie postać dokumentacji.
Na koniec – decyzja do podjęcia dziś
Ustal dla każdej teczki właściwą grupę (do 1998 r.; 1999–2018; od 2019 r.), sprawdź OSW/RIA, policz daty końca okresu, wpisz 30 dni na odbiór i 12 miesięcy na zniszczenie do rejestru. Przy każdym rozwiązaniu umowy doręczaj informację wraz ze świadectwem pracy. W razie wątpliwości co do interpretacji sprawdź aktualne brzmienie przepisów: ustawa z 10.01.2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 357) oraz oficjalne wyjaśnienia gov.pl/biznes.gov.pl.