Czy przysługuje zwrot kosztów przejazdu byłego pracownika na badania profilaktyczne po narażeniu? Przepisy wprost nie przyznają takiego uprawnienia. Obowiązkowe jest sfinansowanie samych badań po ustaniu narażenia i po rozwiązaniu stosunku pracy na wniosek zainteresowanego (art. 229 § 5 kp), natomiast zwrot kosztów przejazdu ustawodawca przewidział dla pracownika kierowanego na badania okresowe lub kontrolne, jeżeli jedzie do innej miejscowości (art. 229 § 3 kp).
Jeżeli wdrażasz wniosek po narażeniu, zobacz krok po kroku: Wniosek byłego pracownika o badania po narażeniu – co zrobić.
Trzy sytuacje i decyzje
1. Były pracownik po narażeniu, przychodzi z wnioskiem, badania poza miejscowością zamieszkania
Decyzja: zapewnij i opłać badania, ale zwrot kosztów przejazdu nie wynika wprost z przepisów. Możesz jednak przyznać go dobrowolnie, na zasadach przyjętych wewnętrznie.
Uzasadnienie: art. 229 § 5 kp nakłada obowiązek zapewnienia i sfinansowania badań po ustaniu narażenia także po rozwiązaniu umowy, jeśli były pracownik złoży wniosek. Przepisy o należnościach za przejazd odnoszą się do „pracownika” w trakcie zatrudnienia oraz do badań okresowych/kontrolnych (art. 229 § 3 kp), a nie do byłego pracownika.
Co zrobić organizacyjnie: w zaproszeniu na badania wskaż środek transportu lub możliwość zdalnej rejestracji i terminy. Jeśli rozważasz zwrot dojazdu, poproś o bilety/fakturę lub rozlicz ryczałt według zasad podróży służbowej stosowanych w firmie.
2. Były pracownik po narażeniu, laboratorium w tej samej miejscowości
Decyzja: opłać badania, nie przewiduj automatycznie zwrotu dojazdu.
Uzasadnienie: nawet dla osób zatrudnionych zwrot przejazdu uzależniony jest od wyjazdu „do innej miejscowości” i rozliczany jak podróż służbowa (art. 229 § 3 kp). Dla byłych pracowników brak przepisu rozszerzającego ten mechanizm.
Co zrobić organizacyjnie: w skierowaniu podaj najbliższą placówkę i terminy. Wydane skierowanie i orzeczenie po badaniu przekaż do części C akt osobowych.
3. Obecny pracownik, badania okresowe/kontrolne w innej miejscowości
Decyzja: opłać badania oraz zwróć koszty przejazdu według zasad podróży służbowej.
Uzasadnienie: art. 229 § 3 kp przewiduje, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas badań, a w razie przejazdu do innej miejscowości – należności na pokrycie kosztów przejazdu. Warunki rozliczeń możesz ustalić w układzie/regulaminie lub umowie, a w braku takich postanowień stosuje się odpowiednio zasady jak w podróżach służbowych wynikające z praktyki i powszechnie stosowanych regulacji (art. 775 § 3 kp).
Co te sytuacje różnicuje
- Status osoby: „pracownik” w rozumieniu kp ma uprawnienie do rozliczenia przejazdu na badania okresowe/kontrolne (art. 229 § 3 kp). „Były pracownik” ma prawo do badań po narażeniu, lecz przepisy nie przyznają mu zwrotu przejazdu.
- Rodzaj badań: okresowe i kontrolne a badania po ustaniu narażenia to różne podstawy prawne i różny katalog świadczeń.
- Lokalizacja: zwrot przejazdu u pracownika aktualnego powstaje tylko, gdy badania są w innej miejscowości niż miejsce pracy/siedziba.
Jak rozpoznać swoją sytuację i co ustalić
- Podstawa badań: jeśli to badania po narażeniu po rozwiązaniu umowy – działasz z art. 229 § 5 kp i finansujesz świadczenie zdrowotne, nie przejazd.
- Miejscowość: gdy to pracownik obecny i jedzie do innej miejscowości – uruchamiasz rozliczenie jak podróż służbową.
- Zasady wewnętrzne: możesz wprowadzić politykę dobrowolnego zwrotu kosztów przejazdu byłym pracownikom na badania po narażeniu. Oprzyj ją o wniosek, potwierdzenia kosztów i limit kwotowy kalkulowany jak bilet najtańszym środkiem transportu.
- Dokumenty i archiwizacja: skierowanie i orzeczenie z badań byłego pracownika włóż do części C akt osobowych; dla obecnych – do części B. Potwierdzenia ewentualnych wypłat trzymaj zgodnie z zasadami dokumentacji finansowej.
FAQ
Czy muszę zwrócić byłemu pracownikowi koszty paliwa za dojazd na badania po narażeniu?
Nie ma przepisu, który nakazywałby zwrot kosztów przejazdu byłemu pracownikowi. Obowiązkowe jest zapewnienie i sfinansowanie badań po narażeniu na jego wniosek.
Jeśli firma dobrowolnie zwraca dojazd byłym pracownikom, jak to rozliczyć?
Najbezpieczniej przyjąć zasady analogiczne do podróży służbowych: określić środek transportu, limit kosztów jak za bilet najtańszym publicznym środkiem, wymagać biletu/faktury, a przy zgodzie na prywatny samochód – rozliczać stawką za km ustaloną wewnętrznie.
Czy obecny pracownik ma zawsze zwrot przejazdu na badania?
Rozliczenie dotyczy przejazdu na badania okresowe/kontrolne do innej miejscowości i odbywa się według zasad podróży służbowej. W tej samej miejscowości temat zwrotu przejazdu co do zasady nie występuje.
Gdzie wpiąć dokumenty z badań byłego pracownika?
Skierowanie i orzeczenie lekarskie związane z badaniami po ustaniu narażenia przechowuj w części C akt osobowych.