Gdy wpływa wniosek byłego pracownika o badania związane z wcześniejszym narażeniem, firma musi zadziałać sprawnie i w oparciu o dokumenty. Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia okresowych badań także po zaprzestaniu pracy w kontakcie z substancjami i czynnikami rakotwórczymi lub pyłami zwłókniającymi, a po rozwiązaniu umowy – jeżeli zainteresowany złoży wniosek.
Jeśli temat dotyczy ogółu badań po ustaniu narażenia, zobacz: Badania po zaprzestaniu narażenia: obowiązki pracodawcy.
Kiedy procedura się uruchamia
Procedura dotyczy wyłącznie osób, które w czasie zatrudnienia były narażone na:
- substancje lub czynniki rakotwórcze,
- pyły zwłókniające,
- a także – w praktyce medycyny pracy – substancje CMR (rakotwórcze, mutagenne, reprotoksyczne).
Warunkiem po rozwiązaniu umowy jest złożenie przez byłego pracownika wniosku o objęcie badaniami. Obowiązek organizacji i finansowania takich badań spoczywa na byłym pracodawcy.
Kroki w kolejności, z dokumentami
- Rejestracja wniosku
Dokument: wniosek byłego pracownika (dowolna forma pisemna, także e-mailowa w praktyce wewnętrznej).
Cel: zainicjowanie ścieżki i nadanie sprawie numeru w rejestrze korespondencji HR/BHP. - Weryfikacja narażenia
Dokumenty wewnętrzne: ocena ryzyka zawodowego, wyniki pomiarów środowiska pracy, karty narażenia/wykazy stanowisk z czynnikami rakotwórczymi lub pyłami zwłókniającymi, wykaz osób narażonych.
Co ustalić: czy w okresie zatrudnienia wnioskodawca faktycznie wykonywał pracę w kontakcie z ww. czynnikami; jakie to były czynniki i w jakich wielkościach narażenia. - Kontakt z jednostką medycyny pracy
Dokument: umowa z podstawową jednostką służby medycyny pracy (stała umowa zawarta przez pracodawcę).
Cel: uzgodnienie terminu i zakresu badań zgodnie ze wskazówkami metodycznymi oraz informacjami o narażeniu. - Wystawienie skierowania na badania
Dokument: skierowanie na badania profilaktyczne według obowiązującego wzoru (Dz.U. 2023 poz. 607).
Zakres danych w skierowaniu:- rodzaj badania profilaktycznego,
- opis warunków pracy i wskazanie czynników, na które pracownik był narażony,
- aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych (z okresu zatrudnienia),
- informacja, że badanie dotyczy etapu „po zaprzestaniu narażenia / po rozwiązaniu stosunku pracy”.
- Przekazanie informacji byłemu pracownikowi
Dokument: pismo/e-mail z potwierdzeniem terminu i miejsca badania oraz sposobu odbioru orzeczenia. - Finansowanie i rozliczenie
Zakres kosztów po stronie pracodawcy: koszt badań, ewentualne koszty ponownego badania w trybie odwoławczym oraz Zwrot kosztów przejazdu byłego pracownika na badania – decyzja
Praktyka: rozlicz w ramach umowy z medycyną pracy; zachowaj dowody rozliczeń. - Odbiór i archiwizacja orzeczenia
Dokument: orzeczenie lekarskie wydane według wzoru.
Co zrobić: przekazać kopię byłemu pracownikowi oraz włączyć orzeczenie i skierowanie do dokumentacji BHP/zdrowotnej prowadzonej w związku z narażeniem. Zapisz zdarzenie w rejestrze narażeń/zdrowia profilaktycznego prowadzonym w firmie.
Co idzie źle najczęściej
- Odrzucanie wniosków „z automatu”. Obowiązek dotyczy ekspozycji na czynniki rakotwórcze lub pyły zwłókniające. Brak takiej ekspozycji w dokumentacji to jedyna podstawa do odmowy.
- Skierowanie bez danych o narażeniu. Lekarz musi mieć wykaz czynników i wielkości narażenia oraz wyniki pomiarów – bez tego może dobrać niewłaściwy zakres badań.
- Przerzucanie kosztów na byłego pracownika. Przepisy i stanowiska PIP wymieniają po stronie pracodawcy m.in. koszt badań okresowych osób, z którymi rozwiązano stosunek pracy, jeżeli zgłoszą wniosek w związku z narażeniem na substancje i czynniki rakotwórcze lub pyły zwłókniające.
- Wysyłanie do POZ zamiast do medycyny pracy. Badania profilaktyczne prowadzi lekarz uprawniony w systemie medycyny pracy, w oparciu o skierowanie pracodawcy.
Checklista dla HR/BHP
- Wniosek byłego pracownika zarejestrowany i potwierdzony.
- W dokumentacji firmowej potwierdzono ekspozycję: czynniki, okres, pomiary.
- Jest czynna umowa z jednostką medycyny pracy i uzgodniony termin badania.
- Skierowanie zawiera komplet informacji, w tym wielkości narażenia i właściwe oznaczenie kontekstu „po zaprzestaniu narażenia”.
- Przygotowane środki na pokrycie kosztów badań i zwrot przejazdu.
- Przewidziany obieg orzeczenia i jego archiwizacja w dokumentacji BHP.
FAQ
Czy każdy były pracownik może złożyć wniosek o badania po narażeniu?
Tak, jeśli w czasie zatrudnienia był narażony na substancje lub czynniki rakotwórcze albo pyły zwłókniające. W innych rodzajach ekspozycji decyzję o potrzebie badań podejmuje lekarz medycyny pracy na podstawie dokumentacji i oceny ryzyka.
Kto płaci za badania byłego pracownika po rozwiązaniu umowy?
Pracodawca. Po stronie pracodawcy pozostają koszty badań okresowych takich osób, a także zwrot kosztów przejazdu według zasad podróży służbowych.
Czy mogę żądać skierowania z poprzedniej firmy lub orzeczenia z innego pracodawcy?
Nie. To pracodawca, do którego trafił wniosek, wystawia własne skierowanie z danymi o narażeniu z dokumentacji zakładu i rozlicza badanie w ramach własnej umowy z medycyną pracy.
Czy są terminy na realizację wniosku?
Przepisy nie podają sztywnego terminu. Zorganizuj badanie bez zbędnej zwłoki – tak, aby informacje o narażeniu były aktualne i użyteczne klinicznie dla lekarza.