Potrzebujesz praktyczny wzór wniosku o udostępnienie danych z rejestru publicznego do zamówienia wyciągu REGON? Poniżej znajdziesz zestaw wymaganych i zalecanych pól, aby zamówienie zrealizowano bez pytań uzupełniających i zgodnie z przepisami o dostępie do informacji z REGON.
Czy istnieje urzędowy wzór
Nie ma urzędowego formularza wniosku o wyciąg z REGON. GUS i urzędy statystyczne realizują takie sprawy po otrzymaniu pisemnego zamówienia. Kluczowe jest, aby w piśmie precyzyjnie zdefiniować zakres danych, których potrzebujesz, w granicach katalogu danych jawnych udostępnianych osobom trzecim.
Jeżeli pierwszy raz zamawiasz REGON dla kontrahenta lub listę firm, zobacz też krótką instrukcję zamówienia urzędowego wyciągu z REGON dla osób trzecich.
Pola wymagane przepisem i zasadami udostępniania REGON
Zakres żądanych danych musi mieścić się w katalogu informacji udostępnianych osobom trzecim. Możesz wnioskować m.in. o:
- numer identyfikacyjny REGON, nazwę podmiotu, adres siedziby, NIP,
- formę prawną i formę własności,
- wykonywaną działalność (w tym rodzaj przeważającej działalności – PKD),
- daty: powstania, rozpoczęcia, zawieszenia, wznowienia i zakończenia działalności, wpisu do ewidencji lub rejestru oraz wpisu/skreślenia z rejestru,
- nazwę organu rejestrowego/ewidencyjnego, nazwę rejestru i numer nadany przez organ,
- informacje o jednostkach lokalnych podmiotu.
Ograniczenie: nie udostępnia się osobom trzecim numeru telefonu, faksu, adresu e‑mail i strony internetowej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wpisanej do CEIDG.
We wniosku opisz koniecznie filtry selekcji, które pozwalają GUS przygotować wyciąg:
- rodzaj działalności podmiotów – opisowo lub kodami PKD,
- zasięg terytorialny – kraj/województwo/powiat/gmina/miejscowość,
- forma prawna – opisowo lub przez wskazanie grup (np. spółki handlowe, spółdzielnie).
Dodatkowo wskaż:
- formę udostępnienia danych: nośnik/plik albo wydruk dla pojedynczych rekordów,
- dane do rozliczenia usługi (rodzaj rachunku – faktura VAT),
- osobę do kontaktu w sprawie realizacji zamówienia.
Usługi indywidualne są odpłatne. GUS deklaruje realizację zamówień na wykazy nazw i adresów w terminie 14 dni roboczych od uzgodnienia treści zamówienia. Wyciągi dla wybranych instytucji publicznych mogą być nieodpłatne.
Pola z dobrej praktyki, które przyspieszają realizację
- Cel zamówienia w 1–2 zdaniach. Ułatwia doprecyzowanie zakresu, gdy opis PKD jest ogólny.
- Poziom szczegółowości danych, np. czy potrzebne są wszystkie jednostki lokalne.
- Sposób odbioru: elektronicznie czy pocztą tradycyjną.
- Załączniki techniczne: lista PKD, lista jednostek terytorialnych, wykaz REGON/NIP podmiotów – jeśli zamawiasz wyciągi jednostkowe.
- Zgoda na pokrycie kosztów usługi po przedstawieniu kalkulacji.
Kto podpisuje, gdzie przechowywać i jak długo
Pełnomocnictwo do wyciągu REGON: elementy i wzór W firmie zamówienie i otrzymany wyciąg warto dołączyć do teczki kontrahenta lub dokumentacji przetargowej i przechowywać co najmniej przez okres rozliczeń podatkowych i przez czas trwania umów, aby móc wykazać źródło weryfikacji danych.
Najczęstsze braki, które wstrzymują sprawę
- Zbyt ogólny opis zakresu: brak PKD, brak wskazania terenu lub formy prawnej.
- Żądanie danych wyłączonych z udostępnienia osobom trzecim (np. e‑mail, telefon jednoosobowej działalności z CEIDG).
- Brak danych do faktury lub osoby kontaktowej po stronie wnioskodawcy.
- Niewskazanie formy udostępnienia danych (plik/wydruk) i sposobu odbioru.
- Rozbieżność między zakresem żądania a katalogiem danych jawnych REGON.
Checklist: minimalna zawartość wniosku
- Dane wnioskodawcy i adres do korespondencji.
- Zakres żądanych danych mieszczący się w katalogu informacji jawnych REGON.
- Filtry: PKD, zasięg terytorialny, forma prawna.
- Forma udostępnienia i sposób odbioru.
- Dane do faktury oraz osoba do kontaktu.
- Podpis osoby uprawnionej i data.
FAQ
Czy muszę wykazywać interes prawny, aby dostać wyciąg z REGON?
Nie. REGON jest jawny i powszechnie dostępny, a indywidualne zamówienia dla osób trzecich są co do zasady odpłatne. Nieodpłatnie wyciągi otrzymują m.in. organy administracji rządowej i samorządu, NIK, NBP, PIP oraz ich odpowiedniki w UE/EFTA i Komisja Europejska – na potrzeby zadań statutowych.
W jakiej formie dostanę dane i w jakim terminie?
Informacje są udostępniane w plikach (np. dbf, xls) lub w wydruku komputerowym dla pojedynczych rekordów. Zamówienia na wykazy nazw i adresów GUS realizuje w ciągu 14 dni roboczych od uzgodnienia treści zamówienia.
Nie znam kodów PKD. Czy mogę opisać działalność słownie?
Tak. Możesz opisać działalność opisowo, a urząd zinterpretuje ją według PKD. Jeśli to możliwe, dołącz też własną listę proponowanych kodów – przyspieszy to realizację.
Czy mogę zamówić numery telefonów lub e‑maile przedsiębiorców?
Nie w każdym przypadku. W szczególności dla jednoosobowych działalności z CEIDG nie udostępnia się osobom trzecim telefonu, faksu, e‑maila ani adresu strony WWW. Pozostałe dane wymienione w katalogu informacji jawnych REGON są dostępne.