Wzór protokołu egzaminu szkolenia okresowego BHP nie jest określony urzędowo. Przepisy wymagają, by szkolenie kończyło się egzaminem przed komisją i by po wyniku pozytywnym wydać zaświadczenie. Dlatego protokół musi rzetelnie udokumentować datę egzaminu, skład komisji, wyniki uczestników oraz powiązać osoby z numerami wydanych zaświadczeń. To pierwsze, o co pyta inspektor podczas kontroli dokumentacji szkolenia.
Czy jest urzędowy wzór protokołu
Nie ma urzędowego wzoru protokołu z egzaminu szkolenia okresowego BHP. Rozporządzenie wskazuje jednak na: obowiązek przeprowadzenia egzaminu przed komisją oraz wydania zaświadczenia po wyniku pozytywnym. Protokół jest więc dokumentem dowodowym organizatora szkolenia i bywa wprost weryfikowany przez PIP; jego brak to częsty błąd w dokumentacji.
Pola wymagane przepisem
Przepisy nie wyliczają pól protokołu egzaminu. Wskazują natomiast elementy procesu, które protokół powinien odzwierciedlać, aby potwierdzić zgodność ze szkoleniem:
- egzamin przeprowadzony przed komisją,
- wydanie zaświadczenia po wyniku pozytywnym.
Z tych wymogów pośrednio wynika konieczność ujęcia w protokole co najmniej: daty egzaminu, składu komisji, wyniku egzaminu każdego uczestnika oraz numeru i daty wystawienia zaświadczenia przy wyniku pozytywnym.
Pola z dobrej praktyki
Poniżej kompletna lista pól, które pomagają bezbłędnie przejść kontrolę i spiąć protokół z rejestrem zaświadczeń:
- Nagłówek: „Protokół egzaminu szkolenia okresowego BHP” + data sporządzenia.
- Organizator szkolenia: nazwa, adres, NIP (jeśli dotyczy).
- Data i miejsce egzaminu — data to jedno z pól kluczowych.
- Rodzaj i grupa szkolenia: np. pracodawcy i osoby kierujące, robotnicze, administracyjno-biurowe.
- Podstawa przeprowadzenia: rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP, program szkolenia, dziennik zajęć.
- Komisja egzaminacyjna — skład komisji z funkcjami: przewodniczący, członkowie; imię i nazwisko, rola, podpis.
- Forma i kryteria egzaminu: test/ustny/praktyczny; liczba pytań, próg zaliczenia.
- Lista zdających: imię i nazwisko, stanowisko u pracodawcy, wynik punktowy/procentowy i ocena „wynik: pozytywny/negatywny”.
- Decyzja komisji: dopuszczony/nie — w odniesieniu do programu szkolenia.
- Numer zaświadczenia i jego data wystawienia dla każdej osoby z wynikiem pozytywnym — pole kluczowe do spójności z rejestrem wydanych zaświadczeń.
- Załączniki: lista obecności, testy/arkusze ocen, kopia programu szkolenia, dziennik zajęć, wyciąg z rejestru zaświadczeń.
- Podpisy komisji z datą.
Kto podpisuje, gdzie przechowuje i jak długo
- Podpisy: protokół podpisują wszyscy członkowie komisji egzaminacyjnej, w tym przewodniczący.
- Gdzie przechowywać: w dokumentacji szkolenia u organizatora. Pracodawca przechowuje odpis zaświadczenia w aktach osobowych pracownika (część B). Przepisy nie wskazują wprost okresu przechowywania protokołu; w praktyce warto utrzymać go wraz z pozostałą dokumentacją szkolenia dla potrzeb kontroli i audytów.
Najczęstsze braki wychwytywane przy kontroli
- Brak protokołu lub brak podpisów całej komisji.
- Niewskazanie formy i kryteriów egzaminu.
- Brak powiązania wyniku z numerem zaświadczenia i/lub niespójność z rejestrem zaświadczeń.
- Ogólnikowe wpisy „zaliczył/nie zaliczył” bez wyniku liczbowego, gdy egzamin był testowy.
- Brak jednoznacznej daty egzaminu lub miejsca jego przeprowadzenia.
Zobacz też
Jeśli rozważasz zdalną formę kursu, sprawdź czy szkolenie okresowe BHP można zrobić online i jak to poprawnie udokumentować.
FAQ
Czy istnieje obowiązkowy urzędowy wzór protokołu egzaminu szkolenia okresowego BHP?
Nie. Rozporządzenie nie narzuca wzoru protokołu. Musisz jednak wykazać, że egzamin odbył się przed komisją i że po wyniku pozytywnym wydano zaświadczenie. Dlatego uwzględnij datę, skład komisji, wynik i numer zaświadczenia.
Kto powinien wchodzić w skład komisji i jak opisać to w protokole?
Egzamin przeprowadza komisja powołana przez organizatora szkolenia. W protokole podaj: przewodniczącego i członków, ich imiona i nazwiska, role/funkcje oraz podpisy. To pozwala wykazać prawidłowy tryb egzaminu.
Czy protokół egzaminu wpinamy do akt osobowych?
Nie. Do akt osobowych pracownika (część B) trafia odpis zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. Protokół przechowuje organizator w dokumentacji szkolenia.
Jak numerować zaświadczenia i odnieść je w protokole?
Rejestr wydanych zaświadczeń BHP — jak go prowadzić W protokole przy każdym zdającym z wynikiem pozytywnym wpisz numer zaświadczenia i jego datę. Ułatwia to kontrolę krzyżową PIP i wewnętrzny audyt.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.)