Nie ma urzędowego dokumentu pod nazwą „wzór notatki z porównania warunków pracy”. W praktyce to krótka notatka służbowa, która porządkuje i dokumentuje porównanie warunków na nowym stanowisku z warunkami opisanymi w skierowaniu, na podstawie którego wydano dotychczasowe orzeczenie lekarskie. Dzięki temu nowy pracodawca może bezpiecznie skorzystać ze zwolnienia z badań wstępnych zgodnie z art. 229 § 11 Kodeksu pracy, o ile warunki rzeczywiście odpowiadają. Szerzej o samym wyjątku: Badania wstępne a zmiana pracodawcy: kiedy nie trzeba?.
Czy istnieje urzędowy wzór
Przepisy nie przewidują ani obowiązku sporządzenia takiej notatki, ani jej wzoru. To dobra praktyka dowodowa: pokazuje, co porównano i na jakiej podstawie uznano, że orzeczenie od poprzedniego pracodawcy można honorować (art. 229 § 11 k.p.).
Pola wymagane przepisem
Przepisy nie określają obowiązkowych pól notatki. Określają jednak, co musi być zgodne, aby skorzystać ze zwolnienia z badań, oraz co zawiera skierowanie na badania:
- Zakres i warunki pracy do porównania – muszą odpowiadać warunkom opisanym w skierowaniu wykorzystanym do wydania ważnego orzeczenia lekarskiego (art. 229 § 11 k.p.).
- Informacje ze skierowania – skierowanie zawiera m.in. czynniki szkodliwe lub uciążliwe oraz, jeśli występują, aktualne wyniki badań i pomiarów tych czynników (§ 4 rozporządzenia w sprawie badań profilaktycznych; Dz.U. 2016 Nr 2067).
Z powyższego wynika, że notatka powinna umożliwiać wykazanie zgodności właśnie w tych obszarach.
Pola z dobrej praktyki
- Dane pracownika: imię, nazwisko, stanowisko obejmowane.
- Dane poprzedniego stanowiska: nazwa stanowiska, zakres prac kluczowych dla narażeń.
- Podstawa porównania: wskazanie orzeczenia lekarskiego i daty jego wydania oraz (jeśli dostępne) zakresu narażeń ze skierowania wykorzystanego do tego orzeczenia.
- Opis warunków na nowym stanowisku: czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe, organizacja czasu pracy (w tym praca w porze nocnej, system zmianowy), wymagania co do sprawności.
- Porównanie czynnik po czynniku: nazwa czynnika, jednostka, wartości narażenia/odniesienia, wnioski „zgodne/niezgodne/nie dotyczy”.
- Konkluzja: jednoznaczne stwierdzenie, czy warunki odpowiadają warunkom opisanym w skierowaniu wykorzystanym do wydania ważnego orzeczenia lekarskiego.
- Załączniki: kopia ważnego orzeczenia lekarskiego, kopia/odpis informacji o narażeniach z wcześniejszego skierowania, wyciąg z oceny ryzyka lub rejestru czynników z obecnego stanowiska.
Kto podpisuje, gdzie się przechowuje, jak długo
Notatkę przygotowuje zwykle HR lub osoba kierująca pracownikami, w porozumieniu ze służbą bhp. Podpis składa osoba sporządzająca oraz akceptująca (np. przełożony). Podpis lekarza nie jest wymagany – lekarz wydał już orzeczenie. Dokument przechowuj z dokumentacją pracowniczą dotyczącą badań profilaktycznych jako dowód zasadności zwolnienia z badań wstępnych.
Najczęstsze braki, które wychodzą przy kontroli
- Brak załączonego ważnego orzeczenia lekarskiego z poprzedniego zatrudnienia.
- Porównanie opisowe bez odniesienia do konkretnych czynników ze skierowania i ich poziomów.
- Pominięcie elementów organizacji czasu pracy, np. pracy nocnej lub zmianowości.
- Uznanie zgodności przy stanowiskach, gdzie wymagania ewidentnie różnią się co do narażeń.
- Próba zastosowania zwolnienia przy pracach szczególnie niebezpiecznych – przepis o zwolnieniu z badań nie ma tu zastosowania (art. 229 § 11 k.p.).
Prosty szkielet notatki, który się sprawdza
- Nagłówek: Notatka z porównania warunków pracy – imię i nazwisko pracownika, data.
- Podstawa: powołanie art. 229 § 11 k.p., dane orzeczenia lekarskiego i zakres wcześniejszego narażenia.
- Opis obecnego stanowiska: czynniki, organizacja pracy, wymagania.
- Porównanie: lista zgodności/rozbieżności z krótkim uzasadnieniem.
- Wniosek: „Warunki odpowiadają/nie odpowiadają…”.
- Załączniki: wykaz.
- Podpisy: sporządził/ zatwierdził.
FAQ
Czy muszę mieć zgodę lekarza medycyny pracy na honorowanie orzeczenia z poprzedniej firmy?
Nie. Warunkiem jest zgodność warunków pracy z opisem w skierowaniu, na podstawie którego wydano ważne orzeczenie (art. 229 § 11 k.p.). Notatka dokumentuje porównanie.
Czy notatka wystarczy bez kopii orzeczenia lekarskiego?
Nie. Zwolnienie działa tylko, gdy pracownik przedstawi ważne orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w opisanych warunkach.
Porównanie narażeń chemicznych bez pomiarów: praktyka
Porównanie musi odnosić się do tych elementów, które były podstawą orzeczenia. Jeśli obecne warunki są nieudokumentowane lub inne, rozważ skierowanie na badania wstępne.
Czy można stosować zwolnienie z badań przy pracach szczególnie niebezpiecznych?
Nie. Przepis o zwolnieniu z badań nie dotyczy osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych (art. 229 § 11 k.p.).
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz.1320 z późn. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 26 marca 2015 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. Nr 2067 z późn. zm.).