Aktualny wydruk z rejestru REGON przydaje się, gdy musisz udokumentować przeważający kod PKD, na przykład do wyliczenia kategorii ryzyka i składki wypadkowej. Rejestr REGON jest jawny, więc możesz samodzielnie przygotować wydruk z wyszukiwarki GUS. Nie ma urzędowego wzoru „wydruku”, ale są dane, które rejestr udostępnia i które powinny być na wydruku widoczne.
Czy istnieje urzędowy wzór
Nie ma urzędowego wzoru „wydruku” z REGON. GUS udostępnia publiczną wyszukiwarkę, z której możesz odczytać informacje o podmiocie i je wydrukować. Istnieje też urzędowy wyciąg z rejestru dla osób trzecich, realizowany na pisemne zamówienie i odpłatny. Natomiast organy administracji publicznej otrzymują wyciągi nieodpłatnie w ramach swoich zadań.
Pola wymagane przepisem w rejestrze REGON
REGON gromadzi i udostępnia m.in. następujące informacje o podmiotach:
- numer REGON,
- nazwa podmiotu,
- adres siedziby,
- NIP,
- forma prawna i forma własności,
- wykonywana działalność, w tym rodzaj przeważającej działalności (PKD),
- daty: powstania i rozpoczęcia działalności, ewentualnego zawieszenia/wznowienia, zakończenia, wpisu oraz skreślenia z rejestru,
- nazwa organu rejestrowego i nazwa rejestru wraz z numerem,
- jednostki lokalne podmiotu.
Wydruk przygotowany z wyszukiwarki powinien te dane pokazywać w takim zakresie, w jakim są dostępne dla danego podmiotu. To wystarcza, aby potwierdzić PKD przeważające.
Pola z dobrej praktyki na wydruku
Aby wydruk był użyteczny przy kontroli lub w dokumentacji BHP, dodaj lub upewnij się, że widać:
- datę i godzinę wygenerowania wydruku,
- adres strony źródłowej GUS widoczny w stopce lub na zrzucie ekranu,
- REGON, NIP, nazwa i adres siedziby,
- kod i nazwę przeważającej działalności PKD,
- informację, z którego widoku pochodzi wydruk: siedziba czy jednostka lokalna.
Jeśli Twoja procedura wewnętrzna tego wymaga, możesz parafować wydruk na ostatniej stronie i opisać cel: „Do kalkulacji składki wypadkowej na rok …”.
Kto podpisuje, gdzie przechowuje i jak długo
- Wydruk z wyszukiwarki GUS nie wymaga podpisu GUS. To kopia jawnych danych rejestrowych.
- Przechowuj go w teczce dokumentacji naliczeń składek lub BHP, razem z kalkulacją kategorii ryzyka.
- Odśwież wydruk po każdej zmianie danych w rejestrze, zwłaszcza po zmianie PKD, oraz zawsze gdy przygotowujesz nową kalkulację składki. Podmiot ma 14 dni na zgłoszenie zmian do REGON.
Najczęstsze braki, przez które wydruk traci wartość dowodową
- Brak daty i godziny wydruku lub brak źródła URL.
- Wydruk z widoku jednostki lokalnej zamiast siedziby głównej, gdy potrzebne jest PKD przeważające podmiotu.
- Nieczytelny kod PKD albo brak nazwy odpowiadającej kodowi.
- Nieaktualne dane, bo wydruk pochodzi sprzed zmian w REGON.
Zobacz też
Jeśli przygotowujesz dokumenty do ustalenia kategorii ryzyka, sprawdź przewodnik: PKD a składka wypadkowa: jak ustalić kategorię ryzyka.
FAQ
Czy „aktualny wydruk z rejestru REGON” musi być poświadczony przez GUS?
Nie. Wydruk z publicznej wyszukiwarki potwierdza stan jawnego rejestru w chwili pobrania. Urzędowy wyciąg z rejestru zamawia się pisemnie, a dla osób trzecich jest on odpłatny.
Czy na wydruku zobaczę przeważający kod PKD?
Tak, REGON udostępnia informację o wykonywanej działalności, w tym o rodzaju przeważającej działalności. Upewnij się, że na wydruku widać zarówno kod, jak i nazwę grupowania.
Jak często aktualizować wydruk do kalkulacji składki wypadkowej?
Po każdej zmianie PKD lub innych danych w rejestrze oraz przy przygotowywaniu nowej kalkulacji składki. Podmiot ma 14 dni na zgłoszenie zmiany do REGON, więc po tym terminie pobierz nowy wydruk.
Czym różni się wydruk z wyszukiwarki od urzędowego wyciągu?
Wydruk to samodzielnie przygotowana kopia jawnych danych. Wyciąg to formalna informacja z rejestru: organy publiczne otrzymują go nieodpłatnie w ramach zadań, natomiast indywidualne zamówienia dla osób trzecich są odpłatne i obejmują określony zakres danych.