Masz w procesie czynniki CMR i pytanie: co zrobić teraz, a co do 15 stycznia? Krótko: rejestr prac prowadzisz na bieżąco w firmie, a informację o tych pracach wysyłasz do organów niezwłocznie po rozpoczęciu działalności i corocznie do 15 stycznia. Poniżej konkretne kroki, zakres danych i podstawa prawna.
Najpierw decyzja: czy w ogóle musisz prowadzić rejestr
Tak, jeżeli w Twojej firmie stosuje się, wytwarza albo powstają w procesie technologicznie czynniki o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym (CMR). Obowiązek prowadzenia rejestru prac oraz rejestru pracowników wynika z rozporządzenia Ministra Zdrowia wydanego na podstawie art. 222 § 3 Kodeksu pracy: Dz.U. 2024 poz. 1126 (Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 26 lipca 2024 r.).
Rejestr obejmuje nie tylko świadome „stosowanie” substancji. Ujmij też prace, w których czynniki CMR powstają jako zanieczyszczenia lub produkt uboczny procesu.
Termin zgłoszenia: niezwłocznie i co roku do 15 stycznia
Adresaci i terminy przekazania informacji o pracach w kontakcie z czynnikami CMR:
- niezwłocznie po rozpoczęciu działalności – do właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego (WSSE) i właściwego okręgowego inspektora pracy (OIP),
- corocznie – do 15 stycznia do WSSE i OIP.
Zakres i terminy potwierdza informacja organów sanitarnych: WSSE Rzeszów. Podstawę ogólną obowiązków opisuje również PIP: PIP o zmianach art. 222 KP.
Co wpisać do rejestru prac
Zakres danych określa rozporządzenie. Praktycznie skorzystaj z wzoru opublikowanego na gov.pl: Rejestr prac w kontakcie z czynnikami CMR – wzór. Rejestr powinien zawierać co najmniej:
- wykaz procesów i prac, gdzie czynniki CMR są stosowane, produkowane lub powstają jako zanieczyszczenia/produkt uboczny,
- wykaz tych substancji, mieszanin i czynników oraz wielkości ich stosowania/produkcji,
- uzasadnienie konieczności stosowania,
- opis stanowisk, na których występuje konieczność kontaktu z CMR,
- liczbę pracowników przy tych pracach,
- rodzaj czynnika, drogę i poziom narażenia oraz czas jego trwania,
- zastosowane środki techniczne i organizacyjne ograniczające narażenie.
Rejestr pracowników i przechowywanie dokumentacji
Równolegle prowadzi się rejestr pracowników zatrudnionych przy tych pracach, który zawiera co najmniej: datę wpisu, imię i nazwisko, stanowisko pracy oraz numer PESEL lub numer dokumentu tożsamości. Okres przechowywania:
- czynniki rakotwórcze i mutagenne – 40 lat po ustaniu narażenia,
- substancje reprotoksyczne niebędące jednocześnie rakotwórczymi ani mutagennymi – 5 lat po ustaniu narażenia.
Zakres i retencję opisuje WSSE: WSSE Rzeszów – obowiązki pracodawcy. Aktualny akt prawny: Dz.U. 2024 poz. 1126.
Zmiany od 2024 roku: reprotoksyczne i 0,1 NDS
Po zmianie art. 222 Kodeksu pracy oraz wydaniu nowego rozporządzenia ochrona obejmuje także substancje reprotoksyczne (kategoria 1A i 1B w rozumieniu CLP). Wprowadzono nowy wzór informacji do organów i Raportowanie pracowników: jak wyodrębnić do 0,1 NDS Omówienie zmian: Państwowa Inspekcja Pracy i WSSE Rzeszów.
Praktyczny schemat działania
- Utwórz i prowadź rejestr prac w firmie zgodnie z zakresem z rozporządzenia i wzorem gov.pl.
- Niezwłocznie po uruchomieniu procesu z CMR – wyślij informację do właściwych WSSE i OIP; potem co roku do 15 stycznia.
- Aktualizuj rejestr po każdej zmianie technologii, materiału lub po otrzymaniu nowych wyników pomiarów.
- Zapewnij rzetelne pomiary i ocenę narażenia, aby prawidłowo wykazać podział liczby pracowników, w tym do 0,1 NDS.
- Równolegle prowadź rejestr pracowników i dotrzymaj okresów przechowywania 40/5 lat.
Co łatwo pominąć
- Procesy, gdzie CMR powstają „przy okazji” (spalanie, obróbka, reakcje). One też wchodzą do rejestru.
- Traktowanie 15 stycznia jako „daty stworzenia rejestru”. Rejestr istnieje i żyje w firmie cały rok – 15 stycznia to tylko termin przekazania informacji do organów.
- Raportowanie do 0,1 NDS wymaga aktualnych badań i pomiarów – bez nich nie zrobisz poprawnego zestawienia.
CRCR w IMP: co dzieje się z Twoją informacją
Dane przekazane do WSSE trafiają do Centralnego Rejestru Danych o Narażeniu (CRCR) prowadzonego przez Instytut Medycyny Pracy w Łodzi. Pracodawca nie raportuje bezpośrednio do CRCR – rejestr tworzy IMP na podstawie danych z wojewódzkich stacji: rola IMP i CRCR.
FAQ
Czy prace w stężeniach poniżej 0,1 NDS też ujmuje się w rejestrze?
Tak. Rejestr obejmuje wszystkie prace w kontakcie z CMR. Dodatkowo, przy raportowaniu liczby pracowników od 2024 r. wyodrębnia się osoby pracujące w stężeniach do 0,1 NDS: WSSE Rzeszów.
Kiedy dokładnie wysłać informację i do kogo?
Niezwłocznie po rozpoczęciu działalności oraz corocznie do 15 stycznia – do właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego i właściwego okręgowego inspektora pracy: WSSE Rzeszów.
Na koniec: zrób to dziś
- Uzupełnij rejestr prac według wymaganego zakresu: wzór rejestru prac – gov.pl.
- Zweryfikuj pomiary i ocenę narażenia tak, aby prawidłowo wykazać liczbę pracowników (w tym do 0,1 NDS).
- Jeżeli zaczynasz działalność lub zmieniły się procesy – wyślij informację do WSSE i OIP bez zwłoki, a następnie corocznie do 15 stycznia.