Najprościej: porównaj datę ukończenia szkolenia na zaświadczeniu z częstotliwością wymaganą dla danej grupy stanowisk w § 15 rozporządzenia. Sprawdź też, czy dokument jest zgodny ze wzorem z załącznika nr 3 i potwierdza pozytywny egzamin. Jeśli termin minął albo grupa stanowisk na zaświadczeniu nie odpowiada pracy, szkolenie trzeba odnowić.
Kiedy uruchamiasz tę procedurę
- przed dopuszczeniem nowo zatrudnionego, który przynosi swoje zaświadczenie z poprzedniej firmy,
- przy zmianie stanowiska na inną grupę stanowisk,
- w trakcie okresowych przeglądów akt osobowych i przygotowania do kontroli PIP,
- po zmianie kategorii ryzyka działalności lub po aktualizacji oceny ryzyka zawodowego.
Kroki weryfikacji, terminy i dokumenty
Krok 1. Ustal grupę stanowisk z dokumentu
Znajdź w zaświadczeniu wskazanie grupy, dla której przeprowadzono szkolenie: robotnicze, administracyjno-biurowe, inżynieryjno-techniczne, pracodawcy i osoby kierujące, służba bhp lub pracownicy narażeni/odpowiedzialni w zakresie bhp. Dokument powinien być zgodny ze wzorem z załącznika nr 3 do rozporządzenia, a organizator szkolenia musi należeć do katalogu podmiotów z § 1a pkt 2 (lub być pracodawcą organizującym szkolenie).
Krok 2. Porównaj datę z wymaganym cyklem
- stanowiska, na których wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne: nie rzadziej niż raz w roku (§ 15 ust. 1),
- stanowiska robotnicze: nie rzadziej niż raz na 3 lata (§ 15 ust. 1),
- pracodawcy i inni kierujący, pracownicy inżynieryjno-techniczni, służba bhp, pracownicy narażeni/odpowiedzialni w zakresie bhp: nie rzadziej niż raz na 5 lat (§ 15 ust. 2),
- stanowiska administracyjno-biurowe: nie rzadziej niż raz na 6 lat (§ 15 ust. 2).
Liczenie: od daty ukończenia szkolenia potwierdzonej na zaświadczeniu. Gdy termin minął, dokument nie potwierdza już aktualnych uprawnień i trzeba przeprowadzić kolejne szkolenie okresowe.
Krok 3. Zweryfikuj egzamin i formę
Zaświadczenie musi potwierdzać pozytywny egzamin przed komisją (§ 16 ust. 1–4). Dla robotniczych szkolenie okresowe odbywa się w formie instruktażu (§ 15 ust. 1). Dla pozostałych grup dopuszczalne są: kurs, seminarium lub samokształcenie kierowane (§ 15 ust. 2).
Krok 4. Sprawdź możliwość uznania szkolenia z innego źródła
- Zmiana pracodawcy: jeżeli pracownik przedstawi aktualne zaświadczenie w okresie ważności, możesz je uznać bez powtarzania szkolenia u nowego pracodawcy.
- Pierwsze szkolenie okresowe po zatrudnieniu: można zwolnić z niego osobę, która w ciągu 6 miesięcy (dla pracodawców i osób kierujących) lub 12 miesięcy (dla pozostałych grup) odbyła wymagane szkolenie u innego pracodawcy lub dla innej grupy stanowisk, o ile programy są równoważne (§ 15 ust. 4–5 pkt 1–2).
- Szkolenia/dokształcanie zawodowe: jeśli w wymaganym okresie uwzględnia program szkolenia okresowego dla danego stanowiska, jest równoznaczne z odbyciem szkolenia (§ 17).
Zobacz też: kto może być zwolniony ze szkolenia okresowego bhp.
Krok 5. Oceń, czy dotyczy Cię wyłączenie dla administracyjno-biurowych
Jeżeli Twoja przeważająca działalność ma kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, pracownicy administracyjno-biurowi nie muszą odbywać szkoleń okresowych bhp, chyba że z oceny ryzyka wynika konieczność ich przeprowadzenia. Gdy kategoria ryzyka wzrośnie powyżej trzeciej albo ocena ryzyka wskaże potrzebę, szkolenie trzeba zorganizować w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia zmiany lub dokonania oceny (art. 237³ § 22–24 k.p.).
Krok 6. Zadbaj o komplet w aktach
Odpis zaświadczenia przechowuje się w aktach osobowych (§ 16 ust. 3). Praktyka PIP: w części B akt osobowych. Gdy dokument pochodzi spoza firmy i masz wątpliwości, Jak zweryfikować numer zaświadczenia BHP w rejestrze
Co idzie źle najczęściej
- Liczenie terminu nie od daty ukończenia szkolenia, lecz od daty zatrudnienia. Prawidłowo liczymy od daty na zaświadczeniu.
- Akceptacja szkolenia dla innej grupy stanowisk bez sprawdzenia równoważności programu (§ 15 ust. 5 pkt 2).
- Zaświadczenie bez wskazania pozytywnego egzaminu lub od podmiotu spoza katalogu z § 1a pkt 2.
- Pomijanie wymogu częstszych szkoleń przy pracach szczególnie niebezpiecznych (co najmniej raz w roku, § 15 ust. 1).
- Brak odpisu w aktach osobowych (§ 16 ust. 3) lub przechowywanie jedynie skanu przesłanego mailem bez włączenia do akt.
Checklista do segregatora
- Zaświadczenie zgodne z załącznikiem nr 3, z datą ukończenia szkolenia i informacją o egzaminie.
- Grupa stanowisk odpowiada aktualnym obowiązkom pracownika.
- Ważność w oparciu o § 15: 1/3/5/6 lat zgodnie z grupą i charakterem pracy.
- Jeśli dokument z innej firmy: wciąż w okresie ważności; przy pierwszym szkoleniu okresowym spełniony próg 6 lub 12 miesięcy (§ 15 ust. 4–5).
- Gdy dokument to inne szkolenie/dokształcanie: program obejmuje ramowy program szkolenia okresowego dla danego stanowiska (§ 17).
- Odpis w aktach osobowych; w razie wątpliwości potwierdzenie u organizatora po numerze z rejestru (§ 5 pkt 6).
FAQ
Jak sprawdzić aktualność zaświadczenia o odbyciu szkolenia okresowego przy zmianie pracodawcy?
Porównaj datę ukończenia szkolenia z cyklem dla danej grupy stanowisk (§ 15). Jeśli dokument jest w okresie ważności, możesz go uznać bez ponawiania szkolenia.
Czy szkolenie dla innej grupy stanowisk może „przejść” na nowe stanowisko?
Tak, jeśli odbyło się w wymaganym terminie 6 lub 12 miesięcy i jego program odpowiada programowi szkolenia okresowego dla nowego stanowiska (§ 15 ust. 5 pkt 2).
Od kiedy liczyć ważność okresowego szkolenia BHP?
Od daty ukończenia szkolenia wskazanej na zaświadczeniu. To ta data wyznacza bieg okresu „nie rzadziej niż” z § 15.
Czy branżowe dokształcanie może zastąpić szkolenie okresowe?
Tak, jeżeli w wymaganym okresie uwzględnia program szkolenia okresowego dla danego stanowiska (§ 17). Wymagaj potwierdzenia zakresu programu.
Podstawa prawna
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2024 poz. 1327).
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; Dz.U. z 2024 r. poz. 878 i 1222).