Masz zamkniętą sprawę powypadkową i zastanawiasz się, czy możesz zniszczyć teczkę? Jeżeli to dokumentacja wypadku przy pracy, trzymaj ją 10 lat. Dotyczy to protokołu i pozostałych materiałów z postępowania. Drugi egzemplarz statystycznej karty Z‑KW także przechowujesz 10 lat.
Poniżej znajdziesz: jednoznaczną odpowiedź, co wchodzi w dokumentację powypadkową, jak prowadzić rejestr oraz praktyczne terminy i kroki po każdym wypadku (14 dni na protokół, 5 dni na zatwierdzenie).
Ile przechowywać dokumentację powypadkową
Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z dokumentacją powypadkową przechowuje się 10 lat. Tak wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy w materiałach dla pracodawców (Wypadek przy pracy – PIP, Jak zgłosić wypadek? – PIP). Ten sam 10‑letni horyzont potwierdza także CIOP‑PIB w opracowaniach informacyjnych (Wypadki przy pracy – CIOP‑PIB).
Co wchodzi w dokumentację powypadkową
Dokumentacja powypadkowa to komplet materiałów z postępowania, nie tylko sam protokół. W praktyce teczka powinna zawierać co najmniej:
- protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (z datą zatwierdzenia),
- materiały z postępowania: oświadczenia, notatki, szkice, zdjęcia, ustalenia i wnioski profilaktyczne zespołu,
- kopię wpisu w rejestrze wypadków dotyczącego tego zdarzenia,
- kopię statystycznej karty wypadku Z‑KW sporządzonej na podstawie protokołu (drugi egzemplarz przechowujesz w firmie – patrz niżej).
Zakres potwierdzają materiały PIP o postępowaniu powypadkowym (Wypadek przy pracy – PIP).
Statystyczna karta Z‑KW – gdzie i jak długo
Statystyczną kartę wypadku sporządza się na podstawie zatwierdzonego protokołu albo karty wypadku. Drugi egzemplarz karty przechowuje się w dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy przez 10 lat (Rozporządzenie w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy – CIOP‑PIB).
Osoby na umowach cywilnoprawnych
Zdarzenia dotyczące zleceniobiorców dokumentujesz w kartach wypadku. Te karty także przechowuj w dokumentacji firmy, niezależnie od rejestru prowadzonego na podstawie protokołów pracowniczych (Wypadek przy pracy – PIP).
Rejestr wypadków: co wpisać
Rejestr prowadź na podstawie zatwierdzonych protokołów. PIP wskazuje, że w rejestrze powinny się znaleźć m.in.:
- dane poszkodowanego, miejsce i data wypadku,
- skutki wypadku, data sporządzenia protokołu, informacja czy to wypadek przy pracy,
- data przekazania do ZUS wniosku o świadczenia, liczba dni niezdolności do pracy,
- inne informacje niebędące danymi osobowymi, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.
Źródło: Wypadek przy pracy – PIP.
Terminy sporządzenia i zatwierdzenia protokołu
- Zespół powypadkowy sporządza protokół nie później niż w 14 dni od uzyskania wiadomości o wypadku (uzasadnij przyczyny ewentualnego opóźnienia w treści protokołu).
- Pracodawca zatwierdza protokół w 5 dni od jego sporządzenia.
Źródło: Jak zgłosić wypadek? – PIP.
Krótki plan działania po każdym wypadku
- Po zatwierdzeniu protokołu: uzupełnij rejestr wypadków i sporządź statystyczną kartę Z‑KW; drugi egzemplarz karty włóż do teczki.
- Skonfiguruj teczkę sprawy: protokół, materiały z postępowania, wnioski profilaktyczne, kopia wpisu w rejestrze, kopia Z‑KW.
- Oznaczenie teczki dokumentacji powypadkowej: okres 10 lat
- Wstrzymaj niszczenie, jeśli pojawi się kontrola, odwołanie lub spór – odnotuj to przy sprawie (hold).
FAQ
Czy 10 lat dotyczy tylko protokołu, czy całej teczki?
Dotyczy protokołu wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową – kompletu materiałów z postępowania (PIP, CIOP‑PIB).
Czy statystyczną kartę Z‑KW też trzymam 10 lat?
Tak. Drugi egzemplarz karty Z‑KW przechowuje się 10 lat w dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy (CIOP‑PIB).
Czy mogę przechowywać tylko skan?
Możesz prowadzić kopie elektroniczne, o ile zapewnisz czytelność, integralność i możliwość odtworzenia kompletu sprawy. W praktyce wiele firm pozostawia w aktach wersję podpisaną, a materiały pomocnicze archiwizuje elektronicznie – ureguluj to w procedurze wewnętrznej.
Co zrobić dziś
- Sprawdź, czy każda sprawa ma kompletną teczkę i czy dokumentacja powypadkowa jest oznaczona do przechowywania przez 10 lat.
- Ujednolić wzór rejestru wypadków i zakres danych zgodnie z wytycznymi PIP.
- Zweryfikuj, czy do teczek dołączono kopie Z‑KW i czy są archiwizowane razem z dokumentacją.
Materiał informacyjny. Decyzje w konkretnej sprawie podejmuj w oparciu o aktualne materiały PIP/CIOP‑PIB i obowiązujące przepisy.