Najprościej: wejdź do Generatora UFI ECHA, wpisz NIP/VAT firmy oraz wewnętrzny numeryczny numer receptury, a narzędzie wygeneruje 16‑znakowy kod. Ten kod UFI dodasz do etykiety i dokumentów. Jeśli firma nie ma numeru VAT, w generatorze można utworzyć tzw. klucz firmy i użyć go zamiast VAT.
Dlaczego numer receptury decyduje o porządku w dokumentach
UFI identyfikuje konkretny skład mieszaniny, nie markę czy opakowanie. Dlatego numer receptury powinien jednoznacznie wskazywać wariant składu i nie może „wędrować” między różnymi formułami. W praktyce najlepiej przyjąć zasadę: jeden skład, jeden numer receptury, a zmiana składu to nowy numer receptury i potencjalnie nowy UFI. Pozwala to uniknąć kolizji kodów, pomyłek na etykietach i niezgodności między UFI a zgłoszeniem PCN.
Krok techniczny: dane, które akceptuje generator
Generator UFI przyjmuje dwa elementy: identyfikator firmy (np. NIP/VAT lub wygenerowany klucz firmy) oraz wyłącznie numeryczny numer receptury. To ograniczenie jest wymogiem narzędzia, nie nazewnictwa wewnętrznego. Jeśli dotąd stosujesz kody alfanumeryczne, przypisz im równoległe numery liczbowe do użytku w generatorze. W wielu opisach narzędzia podaje się też dopuszczalny zakres wartości numeru receptury, co pomaga zachować spójność systemu numeracji. Wygenerowany UFI ma postać czterech bloków znaków przedzielonych myślnikami i zawsze z prefiksem „UFI”.
Co sprawdzić przed nadaniem nowego UFI
Kluczowa jest odpowiedź na pytanie: czy zmienia się skład mieszaniny. Przy istotnej zmianie składu zwykle potrzebny jest nowy UFI oraz aktualizacja zgłoszenia PCN. Jeśli wahania pozostają w dopuszczalnych przedziałach, często można zachować dotychczasowy UFI, ale i tak warto zweryfikować konieczność aktualizacji zgłoszenia. Gdy ta sama mieszanina występuje pod kilkoma markami, można zdecydować: jeden UFI dla wszystkich tych produktów albo odrębny UFI dla każdej marki. To decyzja organizacyjna wpływająca na etykietowanie i obieg dokumentów.
Co zrobić po wygenerowaniu UFI
Po nadaniu kodu uaktualnij etykietę, aby UFI był czytelny i trwały. W kartach charakterystyki dobrą praktyką jest umieszczenie go w sekcji 1.1. Samo wygenerowanie UFI nie kończy procesu: dane o mieszaninie wraz z UFI z reguły zgłasza się w formacie PCN przez portal ECHA do właściwych podmiotów. Jak przejść formalności krok po kroku opisaliśmy w przewodniku: jak zgłosić kod UFI do ośrodka zatruć w Polsce.
Procedura wewnętrzna: od numeru receptury do UFI
- Ustal strategię: jeden UFI na skład mieszaniny czy odrębne UFI na marki/rynki.
- Zweryfikuj, czy planowana zmiana dotyczy składu, czy tylko nazwy, koloru lub opakowania.
- Przygotuj NIP/VAT firmy. Brak VAT? W generatorze ECHA utwórz klucz firmy.
- Wybierz lub nadaj numeryczny numer receptury. Unikaj ponownego użycia dla innego składu.
- Wygeneruj UFI w narzędziu ECHA i zapisz go w rejestrze receptur wraz z datą i zakresem stosowania.
- Uaktualnij etykiety i, jako dobrą praktykę, sekcję 1.1 karty charakterystyki.
- Przygotuj i prześlij zgłoszenie PCN lub jego aktualizację, aby powiązać UFI z danymi składu.
FAQ
Czy muszę mieć VAT, aby wygenerować UFI?
Nie. Jeśli firma nie ma numeru VAT/NIP albo nie chce go używać w generatorze, można uzyskać klucz firmy i bazować na nim podczas generowania kodów.
Czy numer receptury może zawierać litery?
Nie. Generator wymaga liczby. Jeśli w systemie wewnętrznym używasz symboli alfanumerycznych, przypisz im unikalne odpowiedniki liczbowe do użycia w generatorze.
Kiedy konieczny jest nowy UFI?
Zwykle przy istotnej zmianie składu mieszaniny. Jeśli zmiany mieszczą się w dozwolonych przedziałach, można zachować UFI, ale często i tak potrzebna jest aktualizacja zgłoszenia.
Czy jedna mieszanina może mieć jeden UFI dla wielu marek?
Tak, jeśli skład jest identyczny. Alternatywnie można przyjąć podejście, w którym każda marka dostaje własny UFI. To decyzja organizacyjna, a nie wymóg prawa.
Podstawa prawna
Zasady identyfikacji mieszanin i UFI wynikają z wymagań rozporządzenia CLP, w szczególności z załącznika VIII. W praktyce generowanie UFI odbywa się przez oficjalny Generator UFI ECHA i to narzędzie determinuje format danych wejściowych oraz strukturę kodu.