Formaty plików akceptowane przez eUDT zależą od konkretnego formularza i typu sprawy. Dozwolone rozszerzenia i limity rozmiaru widzisz bezpośrednio w polu dodawania załączników lub w opisie kroku formularza. Aby uniknąć zwrotów, sprawdź komunikat systemu o dozwolonych typach plików tuż przed wysyłką i dostosuj plik.
Najczęstszy powód odrzucenia plików w eUDT
W praktyce zgłoszenie wraca do poprawy, gdy załącznik ma nieobsługiwane rozszerzenie, przekracza limit megabajtów albo jest nieczytelny. Częsty błąd to też skan jako zdjęcie obrócone o 90 stopni lub z widocznymi cieniami, co utrudnia ocenę dokumentu. Unikniesz tego, przygotowując plik zgodnie z podpowiedziami w danym formularzu i dbając o czytelność.
Gdzie w eUDT sprawdzić dopuszczalne typy i rozmiary
- W kroku dodawania załączników: system zwykle pokazuje listę dozwolonych rozszerzeń oraz maksymalny rozmiar pliku. Komunikat może być widoczny pod polem uploadu lub po najechaniu kursorem na ikonę informacji.
- W opisie wniosku: przed rozpoczęciem wypełniania sprawdź sekcję „Załączniki” lub „Instrukcja”, jeśli jest dostępna.
- Podczas próby dodania pliku: jeżeli format jest nieobsługiwany, formularz natychmiast wyświetla błąd. Potraktuj go jako wskazówkę, a nie awarię systemu.
Praktyczne przygotowanie plików bez zwrotek
Poniższe wskazówki to dobra praktyka, która ułatwia przejście walidacji i przyspiesza ocenę sprawy, choć nie wynikają one wprost z przepisów.
- Twórz dokumenty cyfrowo, a nie ze zdjęć. Eksport z programu biurowego do pliku dokumentowego lub do formatu elektronicznego jest zwykle czytelniejszy niż fotografia kartki.
- Jeśli skanujesz, użyj 200–300 dpi, trybu odcieni szarości lub czerni i bieli. Unikaj kolorowych zdjęć dokumentów robionych telefonem.
- Zadbaj o poprawną orientację stron. Plik powinien wyświetlać się w pionie, bez konieczności obracania w przeglądarce.
- Połącz wielostronicowe załączniki w jeden plik, jeśli formularz na to pozwala. Zmniejsza to ryzyko pomyłek w kolejności.
- Nazwij pliki czytelnie, bez polskich znaków i spacji, np. „instrukcja-eksploatacji-winda-2024.pdf”. Ułatwia to pracę obu stron.
- Jeżeli formularz wymaga podpisu elektronicznego, podpisz wskazany plik po finalnym przygotowaniu, aby nie naruszyć struktury podpisu późniejszą edycją.
Gdy format nie przechodzi walidacji
- Sprawdź, czy rozszerzenie pliku dokładnie odpowiada temu z listy. Różnice liter wielkości lub podwójne rozszerzenia mogą być blokowane.
- Zmniejsz rozmiar pliku przez kompresję lub ponowny eksport. Uważaj, aby nie utracić czytelności pieczątek i podpisów.
- Usuń niestandardowe elementy, takie jak osadzone czcionki, komentarze, warstwy czy pliki osadzone. Uproszczony plik częściej przechodzi walidację.
- Jeśli to możliwe, wygeneruj plik bezpośrednio z programu źródłowego, zamiast konwertować przez kilka pośrednich narzędzi.
Porządkowanie załączników a sprawność obsługi
Dobra praktyka to tworzenie krótkiej listy załączników na początku pliku lub w opisie zgłoszenia. Wewnętrznie w firmie warto przypisać jedną osobę do kontroli kompletności i spójności nazw plików. Zmniejsza to ryzyko błędnego obiegu dokumentów i dopytań po stronie UDT.
Zobacz też
Jeśli kompletujesz materiały do konkretnej czynności, pomocny będzie przegląd tego, co zwykle trafia do wniosku: Dokumenty wymagane przez UDT przy kontroli wind i kotłów.
Checklist: szybki test pliku przed wysyłką
- Czy rozszerzenie i rozmiar są zgodne z informacją w formularzu eUDT?
- Czy dokument jest w pełni czytelny, a strony mają właściwą orientację?
- Czy połączyłeś wszystkie strony/załączniki wymagane dla tej pozycji?
- Czy nazwa pliku jest jednoznaczna i bez znaków diakrytycznych?
- Czy plik nie zawiera komentarzy, warstw, osadzonych obiektów utrudniających walidację?
- Jeśli wymagany, czy podpis elektroniczny został złożony na finalnej wersji?
FAQ
Czy eUDT przyjmuje wyłącznie jeden format, np. tylko PDF?
Lista akceptowanych rozszerzeń zależy od formularza i jest widoczna w kroku dodawania załączników. W praktyce bywa kilka dozwolonych typów, dlatego zawsze sprawdź komunikat w danej sprawie.
Co zrobić, gdy mam kilka zdjęć jednego dokumentu?
Połącz je w jeden przejrzysty plik, jeśli formularz to umożliwia. Ułatwia to ocenę sprawy i zmniejsza ryzyko pomylenia kolejności.
Portal odrzuca plik mimo właściwego rozszerzenia. Dlaczego?
Przyczyną może być przekroczony limit rozmiaru, nietypowa struktura pliku lub osadzone obiekty. Spróbuj ponownego eksportu do prostszej wersji i sprawdź limit w formularzu.
Czy mogę wysłać archiwum z kilkoma plikami?
To zależy od konkretnego formularza. Jeśli pole nie pozwala dodać archiwum, dołącz pliki osobno albo połącz je w jeden dopuszczalny format wskazany w danej sprawie.