Masz segregatory BHP i chcesz je wreszcie odchudzić? Zanim zamówisz niszczarkę, sprawdź, z jakim typem dokumentów masz do czynienia. Nie wszystkie trzyma się tak samo długo i nie od tej samej daty.
Szybka decyzja: co ile przechowywać
- Dokumentacja powypadkowa (m.in. protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z załącznikami) – 10 lat (art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy).
- Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych – 3 lata (przepisy wykonawcze dot. badań i pomiarów środowiska pracy).
- Rejestr czynników szkodliwych i karty badań i pomiarów – 40 lat od daty ostatniego wpisu (przepisy wykonawcze dot. badań i pomiarów środowiska pracy).
- Ocena ryzyka zawodowego i instrukcje BHP – bez sztywnego terminu archiwizacji; muszą być aktualne. Starsze wersje zachowuj tyle, ile potrzebujesz do odtworzenia historii zmian i obrony swoich działań.
- Dokumenty szkoleniowe i informacja o ryzyku w aktach osobowych (część B) – zgodnie z zasadami dokumentacji pracowniczej z Kodeksu pracy (m.in. art. 94 pkt 9a i 9b, art. 94⁶). Okres zależy od okresu zatrudnienia (inne zasady dla osób zatrudnionych od 2019 r., inne dla lat 1999–2018 i sprzed 1999 r.).
Od kiedy liczyć termin
- Wyniki badań i pomiarów – od daty wykonania badania/pomiaru.
- Rejestr i karty badań i pomiarów – od daty ostatniego wpisu.
- Dokumenty w aktach osobowych – co do zasady od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (zgodnie z zasadami dokumentacji pracowniczej właściwymi dla danego okresu zatrudnienia).
- Ocena ryzyka/instrukcje – brak jednego licznika; trzymaj aktualną wersję, a archiwalne zgodnie z przyjętą w firmie zasadą.
Jeżeli w danej sprawie toczy się postępowanie, kontrola lub spór, wstrzymaj niszczenie dokumentów, nawet gdy minął standardowy okres. Zapisz w rejestrze status „wstrzymane” i podstawę decyzji.
Jak to poukładać w firmie: prosta procedura i rejestr
- Utwórz spis kategorii dokumentacji BHP (m.in. powypadkowa; badania i pomiary – wyniki vs rejestr/karty; ocena ryzyka i instrukcje; dokumenty szkoleniowe w aktach osobowych).
- Do każdej kategorii przypisz podstawę prawną i termin wraz z jasnym „licznikiem” (od jakiej daty biegnie).
- Wprowadź rejestr: nazwa dokumentu/kategoria, osoba odpowiedzialna, data startowa, sposób liczenia, data końcowa, podstawa prawna, status (w tym „wstrzymane”), miejsce przechowywania, decyzja o zniszczeniu.
- Ustal dostęp i formę (papier/elektroniczna). Przy dokumentacji pracowniczej zmiana postaci z papierowej na elektroniczną wymaga spełnienia warunków przewidzianych w przepisach – zwykły skan nie wystarcza.
- Zaplanuj cykliczny przegląd rejestru (np. co miesiąc lub kwartał) oraz procedurę niszczenia po terminie (z weryfikacją wyjątków i protokołem niszczenia).
Najczęstsze pomyłki i jak ich uniknąć
- Mylenie „wyników” z „rejestrem/kartami”. Wyniki trzyma się 3 lata, rejestr/karty – 40 lat. Opisz segregatory precyzyjnie.
- Wrzucone wszystko do akt osobowych. Do akt trafiają karty szkoleń, zaświadczenia i potwierdzenie informacji o ryzyku. Ocena ryzyka, protokoły powypadkowe czy rejestry czynników mają odrębne zasady.
- Jeden „start” dla wszystkich dokumentów. Dla wyników – data badania, dla rejestru/kart – ostatni wpis, dla akt osobowych – koniec roku ustania zatrudnienia.
- Digitalizacja bez podstaw. Dla dokumentacji pracowniczej zachowaj wymogi formalne zmiany postaci, w tym potwierdzenie zgodności odwzorowania i zapewnienie integralności oraz dostępności.
Podstawy prawne, na które się powołujesz
- Kodeks pracy, w szczególności: art. 234 § 3¹ (10 lat dla dokumentacji powypadkowej), art. 94 pkt 9a i 9b (obowiązki dot. dokumentacji pracowniczej), art. 94⁶ (obowiązek informowania o okresie przechowywania dokumentacji).
- Przepisy wykonawcze dotyczące badań i pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy – 3 lata dla wyników badań i pomiarów oraz 40 lat dla rejestru i kart badań i pomiarów (sprawdź aktualne brzmienie na ISAP).
FAQ
Czy mogę przechowywać dokumentację BHP wyłącznie elektronicznie?
Tak, o ile zapewniasz czytelność, integralność, dostępność oraz możliwość okazania podczas kontroli. Dla dokumentacji pracowniczej obowiązują szczegółowe wymogi zmiany postaci – zwykły skan nie wystarcza.
Czy za brak przechowywania dokumentów BHP grożą sankcje?
Kodeks pracy przewiduje grzywnę za nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej albo przechowywanie jej w warunkach grożących zniszczeniem. Szczegóły i aktualne brzmienie przepisów sprawdzisz w Kodeksie pracy na ISAP.
Co zrobić teraz
Przejdź przez trzy kroki: (1) skataloguj kategorie dokumentów BHP i przypisz im podstawy prawne; (2) opisz w krótkiej procedurze terminy i sposób liczenia oraz przydziel odpowiedzialnych; (3) uruchom rejestr i wprowadź przegląd cykliczny. Przy wątpliwościach porównaj konkret z aktualnym brzmieniem przepisów na ISAP lub skonsultuj się ze specjalistą BHP.